I passi fondamentali per la scelta di un software di gestione aziendale

L'acquisto di un software gestionale rappresenta una delle scelte più importanti nelle fasi di organizzazione aziendale.

La soluzione che andremo a scegliere per la gestione della nostra attivita' deve rendere facile a noi e ai nostri collaboratori la gestione del lavoro quotidiano (fatturazione, emissione DDT, ordini e preventivi, gestione magazzino e contabilita' generale) e deve fornirci gli strumenti giusti per l'analisi dell'andamento della nostra impresa; i dati ottenuti serviranno per ottimizzare l'attività e per la pianificazione di nuove strategie.

A volte, purtroppo, chi è alla ricerca di una soluzione software di questo tipo si trova di fronte a svariate offerte senza poter valutare con precisione cosa andrà ad acquistare.

Le conseguenze di una scelta errata non si limitano alla sola spesa per l'acquisto del prodotto, ma ci legano ad un'amara quotidiana convivenza con uno strumento di gestione che non soddisfa le nostre esigenze. Diventa infatti difficile e costoso separarsi da esso una volta che i nostri dati aziendali sono integrati in un sistema gestionale personalizzato e se noi e i nostri collaboratori abbiamo speso tempo e risorse per imparare ad usare uno strumento che non soddisfa i requisiti necessari.

Quanto dovremo reinvestire in formazione? Sarà possibile esportare i dati aziendali? Chi ci aiuterà in queste operazioni? Quanto ci costeranno?

La scelta del gestionale ideale non è semplice ed è bene tenere in considerazione alcuni aspetti fondamentali per orientarci verso il programma gestionale che meglio risponde alle nostre esigenze. Due sono le caratteristiche principali che dobbiamo valutare: le funzionalità del programma e il supporto offerto dal produttore.

Le funzionalità del programma

Innanzitutto è fondamentale assicurarsi che il software gestionale che stiamo valutando sia completo, cioè che possa svolgere tutte le funzioni a noi indispensabili, ed inoltre che sia flessibile e personalizzabile in quanto ogni azienda ha esigenze particolari ed è spesso necessario adottare soluzioni specifiche.
Di conseguenza è meglio verificare a priori che le funzionalità che stiamo cercando siano presenti o, in alternativa, che ci sia la disponibilità da parte del produttore ad effettuare personalizzazioni ad hoc.

L'azienda e il servizio

Un aspetto fondamentale che deve essere assolutamente considerato è quello relativo all'assistenza post-vendita; anche il software gestionale pacchettizzato o il prodotto fornito "pronto per l'uso" necessita prima o poi di consulenza, assistenza telefonica e aggiornamenti.
E' bene accertarsi che il produttore possa garantirci un'adeguata serie di servizi per fare in modo che il nostro gestionale non diventi obsoleto o ci blocchi il lavoro facendoci perdere tempo e di conseguenza denaro.