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Mon Ami 3000 è un software gestionale modulare in grado di adattarsi a qualsiasi tipo di azienda grazie ad una vasta scelta di moduli opzionali che consentono all'utente di "costruire" il programma più adatto alle proprie necessità. Nella parte sinistra della pagina è riportato l'elenco dei moduli aggiuntivi disponibili per questa versione del programma.

Il pacchetto Azienda Pro è la soluzione completa che Idea Software propone per la gestione di una piccola e media impresa. Il programma consente di trattare in maniera completa ogni aspetto relativo alla gestione del magazzino, degli acquisti, delle vendite e gestione della contabilita'.

Il modulo di base permette di creare preventivi, ordini clienti, ordini fornitori, documenti di trasporto, fatture e movimenti di magazzino di carico/scarico, acquisto/vendita e inventario. L'interfaccia per la compilazione dei documenti è semplice ed intuitiva e permette di creare velocemente qualsiasi documento con la possibilità di sfruttare lettori di codici a barre e terminali di raccolta dati per velocizzare l'inserimento dei prodotti. Il programma possiede un supporto multi-valuta con aggiornamento automatico del cambio. A supporto dell'utente è stata introdotta all'interno del gestionale una funzione di caricamento automatico attraverso la quale è possibile compilare un documento caricando i dati di intestazione e i prodotti desiderati da altri documenti memorizzati precedentemente. Questa funzionalità permette di velocizzare notevolmente la compilazione dei documenti e, allo stesso tempo, consente di monitorare ed aggiornare lo stato di evasione di ordini e documenti di trasporto. All'interno del gestionale è stata inserita una funzione di generazione automatica delle fatture differite relative ai DDT emessi in un periodo specificato.
La gestione del magazzino e l'aggiornamento dei totali relativi ai prodotti movimentati, avviene automaticamente al salvataggio di ogni documento, senza ulteriori operazioni da parte dell'utente.
Tutte le stampe possono essere salvate in formato PDF e/o inviate tramite e-mail direttamente dal gestionale.

Tutte le informazioni relative ai prodotti e ai magazzini possono essere ricavate tramite funzioni dedicate per l'analisi dei dati. Tramite la funzione Scheda articolo sarà possibile visionare un elenco di tutte le movimentazioni eseguite su un determinato prodotto e accedere direttamente a uno o più documenti; altre funzioni come la Situazione articolo e la Situazione magazzino permettono invece di ottenere i quantitativi di magazzino attuali con tutte le informazioni relative alle quantità vendute, ordinate, inventariate etc.

Il software gestionale Mon Ami 3000, nella versione Azienda Pro, comprende alcune funzioni specifiche per la gestione del sottoscorta dei prodotti con analisi delle quantità e generazione rapida degli ordini ai fornitori per il reintegro della merce. Un'altra funzione molto utile per la gestione del magazzino è quella di analisi del fabbisogno per essere in grado di evadere agevolmente tutte le richieste dei clienti. A riguardo il software propone due funzioni di analisi: la prima calcola il fabbisogno analizzando gli ordini attualmente inevasi e la seconda considera tutti i movimenti di vendita eseguiti in un determinato periodo, anche in anni precedenti, per eseguire una stima delle possibili vendite.

L'anagrafica articoli consente di memorizzare tutte le caratteristiche dei prodotti, la scheda tecnica e un massimo di 4 immagini. Il software supporta l'utilizzo di illimitati listini di vendita e la possibilità di utilizzare prezzi fino a 5 decimali rende questo gestionale adatto anche a quelle aziende che trattano articoli con valore nell'ordine dei centesimi (es. viteria, bulloneria, etc.). Il prezzo di vendita può essere impostato manualmente o tramite un ricarico sul costo della merce ed è previsto, per ogni prodotto, un listino variabile in base alla quantità movimentata. Per ogni articolo può essere indicato un codice EAN, illimitati codici aggiuntivi ed il codice utilizzato da ciascun fornitore; il prodotto potrà essere recuperato tramite uno qualsiasi dei codici associati.
Il programma supporta categorie merceologiche su 2 livelli e possono essere specificate anche descrizioni aggiuntive in lingue estere.

In questo pacchetto è inclusa una funzione molto potente e flessibile che consente di definire sconti e/o maggiorazioni personalizzate in base a svariati parametri tra cui cliente e/o categoria di clienti, articoli e/o categorie merceologiche, listino, zona di destinazione, etc.

In Mon Ami 3000 è presente una funzione di Gestione moduli di stampa che permette all'operatore di personalizzare ogni aspetto dei moduli usati per la stampa dei documenti e delle etichette/frontalini articoli.

Un'intera sezione del programma è dedicata alla gestione contabile dell'azienda. Mon Ami 3000 consente di eseguire tutte le registrazioni contabili di base che ogni azienda è tenuta a registrare; indipendentemente che l'attività sia gestita in regime di contabilita' ordinaria o contabilita' semplificata.

Tutte le registrazioni (fatture d'acquisto e di vendita, primanota, corrispettivi) vengono effettuate utilizzando finestre differenti in funzione del tipo di operazione contabile in modo da semplificarne l'utilizzo anche ad utenti meno esperti.

La funzione Registrazioni IVA consente di eseguire in maniera pratica e veloce la registrazione di Fatture di acquisto e vendita, note di credito, costi e ricavi ¹. Per quanto riguarda l'IVA relativa alle registrazioni il programma offre 3 diverse modalità di gestione: Esigibilità immediata, Esigibilità differita ad una data specifica, Esigibilità IVA all'incasso.

La Registrazione contabile dei corrispettivi viene eseguita tramite una finestra apposita attraverso la quale è possibile memorizzare i dati con la frequenza desiderata: si può creare una voce per ogni singolo scontrino, per un giorno, una settimana, o un intervallo di tempo a piacere.

Per quanto riguarda tutte le altre registrazioni di routine come giroconti, scritture di apertura e chiusura, scritture di assestamento e per tutte le altre registrazioni NON IVA è stata predisposta la finestra di Registrazione primanota.

Il gestionale consente di sfruttare le Partite contabili per una completa tracciabilità di tutte le operazioni contabili eseguite dai clienti / fornitori.

Il modulo di contabilita' incluso in questa versione comprende una funzione che permette di monitorare costantemente ed aggiornare lo stato delle scadenze dei clienti/fornitori e di gestire gli insoluti e i pagamenti. Lo scadenziario consente di operare su una scadenza singola o su un gruppo di scadenze e le scritture di prima nota saranno eseguite automaticamente dal software.

Il software consente di eseguire tutte le stampe contabili principali tra cui la Stampa liquidazione IVA, Stampa del libro giornale, Stampa dei registri IVA, Stampa del bilancio normale o riclassificato; una funzione generica di Stampa movimenti contabili permette inoltre di stampare qualsiasi scrittura memorizzata per la verifica.

A completare la panoramica delle funzionalità offerte dal software è importante indicare la presenza di una sezione del programma dedicata all'analisi statistica dei dati aziendali; le informazioni ottenute sono estremamente utili per pianificare nuove strategie di lavoro e ottimizzare i risultati dell'azienda. Il software mette a disposizione dell'utente numerose statistiche relative agli acquisti, vendite, preventivato e ordinato ognuna delle quali permette di utilizzare numerosi filtraggi; questo consente di estrapolare i dati necessari con un alto livello di dettaglio. Una funzionalità di Statistiche avanzate consente di estrapolare dati di diverso tipo applicando diversi raggruppamenti e/o ordinamenti da inviare alla stampante o esportare in excel per una successiva elaborazione.

• Gestione contabilita' ordinaria e semplificata
• Piano dei conti configurabile fino a 6 livelli
• Gestione prima nota contabile con possibilità di registrare operazioni di tipo "diversi a diversi"
• Causali contabili configurabili in prima nota
• Calcolo dell'IVA indetraibile nelle registrazioni di acquisto(imputazione automatica come costo)
• Gestione multivaluta con aggiornamento automatico del cambio
• Registrazioni IVA acquisti, vendite e corrispettivi con aggiornamento automatico dello scadenziario
• Scadenziario clienti e fornitori da registrazione documento IVA con registrazione automatica in prima nota dei pagamenti e degli insoluti
• Personalizzazione delle scadenze pagamenti direttamente dalla registrazione IVA
• Liquidazione IVA mensile / trimestrale
• Stampa progressivi IVA per dichiarazione annuale
• Stampa registri IVA, libro giornale e bilancio in prova e definitiva
• Stampa movimenti di prima nota
• Interrogazione e stampa schede contabili
• Stampa Bilancio di verifica semplificato.
• Possibilità di creare illimitate regole di riclassificazione da utilizzare per la stampa del bilancio.
• Chiusura e riapertura contabile con generazione automatica delle scritture contabili necessarie
• Gestione ritenuta d'acconto con elaborazione automatica delle scadenze per il pagamento.
• Gestione delle partite contabili clienti / fornitori con stampa riepilogativa di controllo.
• Gestione IVA di cassa (differita o in sospensione d'imposta)
• Stampa elenco clienti / fornitori
• Gestione articoli di tipo merce / servizio con codifica automatica alfanumerica / EAN e illimitati codici alternativi
• Gestione di illimitati listini di vendita
• Listini di vendita a ricarico o a prezzo imposto con sconti su 3 livelli
• Prezzi per quantità impostabili per singolo listino
• Prezzi articolo fino a 5 decimali
• Prezzi IVA esclusa o inclusa con scorporo automatico
• Calcolo automatico prezzo di vendita in base a: ultimo prezzo d'acquisto, prezzo fornitore predefinito, prezzo medio d'acquisto, costo distinta base
• Condizioni particolari di vendita per listino, cliente, categoria clienti, articolo, categoria articoli, zona di destinazione e origine della merce con possibilità di applicare: prezzo netto, sconto %, magg. %, sconto a valore e magg. a valore
• Gestione multi-lingua (articoli, pagamenti, etc.)
• Gestione multi-valuta con aggiornamento automatico del cambio
• Valuta, unità di misura e lotto minimo di vendita per singolo listino; conversione automatica fra unità di misura di tipologia differente.
• Gestione di più fornitori per articolo con valuta e lotto minimo d'acquisto
• Importazione articoli / listini, clienti, fornitori, righe documenti, piano dei conti da file di testo
• Stampa listini di vendita con esportazione su file di testo nei formati XML e CSV.
• Categorie merceologiche su due livelli
• Movimenti di magazzino di carico e scarico
• Aggiornamento in tempo reale delle quantità di magazzino al salvataggio di ogni documento; analisi sottoscorta e fabbisogno per ciascun magazzino.
• Impostazione del prezzo di vendita durante il carico se il prezzo d'acquisto è variato
• Causali di magazzino configurabili
• Gestione distinta base automatica con scarico automatico dei componenti al momento della vendita.
• Valorizzazione inventario a costo ultimo, costo medio, LIFO e FIFO
• Emissione documenti:
  • Documenti di trasporto
  • Fatture immediate / accompagnatorie
  • Fatture differite
  • Fatture proforma
  • Note di credito
  • Preventivi
  • Ordini clienti
  • Ricevute fiscali
  • Scontrini fiscali ²
• Esclusione di più articoli e/o note dal conteggio dei totali e dalla stampa dei documenti.
• Possibilità di definire degli "allegati" personalizzabili per ogni documento tra cui la Scheda di trasporto da allegare ai DDT.
• Fatturazione differita cumulativa o per singolo D.D.T. con possibilità di raggruppamento per articolo e fatturazione ad altro cliente; anteprima dei documenti da generare.
• Calcolo automatico peso / volume nei documenti
• Emissione documenti con riferimento ad altri documenti
• Evasione automatica ordini clienti e fornitori parziale / totale dai documenti di vendita e stampa situazione ordini con dettaglio di evasione
• Gestione e stampa sottoscorta con ordine a fornitori automatico e manuale
• Supporto lettori di codici a barre e terminali di raccolta dati
• Scheda cronologica movimentato per articolo
• Gestione agenti con associazione cliente
• Statistiche sull'ordinato clienti / fornitori, sull'acquistato e sul venduto per articolo, cliente / fornitore, agente, mese con grafico a barre o a torta
• Statistiche avanzate (stampa + grafico) con filtri e raggruppamenti definibili dall'utente
• Stampa statistiche su margine di guadagno
• Gestione Ri.Ba. con elaborazione automatica dei documenti di vendita e generazione disposizioni su carta e/o su file
• Stampa etichette / frontalini articoli configurabili dall'utente
• Stampa indirizzi clienti su etichette su moduli di stampa personalizzabili dall'utente
• Moduli di stampa (Preventivi, Ordini, D.D.T., Fatture, etc.) completamente personalizzabili dall'utente
• Gestione dichiarazioni d'intento ricevute
• Elaborazioni SQL con esportazione dati su file XML, CSV e Excel ³