Guide pratiche

Mon Ami 3000 consente di associare dei documenti digitali (allegati) a clienti, fornitori, articoli, documenti e registrazioni contabili.

E' possibile importare file esistenti o procedere con l'acquisizione da scanner ed è disponibile una ricerca avanzata che, in base ai filtri impostati, visualizza i documenti elettronici archiviati.

Per ogni cliente, fornitore, articolo, matricola/lotto, documento o registrazione contabile a cui verrà associato un allegato sarà visibile, negli elenchi corrispondenti, una colonna con un’icona che contraddistingue la presenza di un allegato e un link diretto per visualizzarlo.

Pulsante "Allegati"

Tra i pulsanti presenti nella parte bassa della schermata di un'anagrafica cliente, fornitore o articolo o di un documento o di una registrazione contabile è disponibile il pulsante Allegati evidenziato in figura.

Cliccato il pulsante si accede alla schermata Allegati indicata dalla freccia, dove saranno presenti tutti i documenti elettronici associati all’entità e sarà possibile modificarli o aggiungerne di nuovi.

Riportiamo di seguito l’elenco dei pulsanti presenti nella finestra e la relativa funzione.

• Acquisizione (attivo se nel sistema è installato uno scanner): premendo il pulsante si avvia l'acquisizione del documento. Premendo invece la freccia verso il basso alla sua destra, sarà mostrato il seguente menu a tendina:
  • Acquisisci da: consente di scegliere lo scanner da utilizzare fra quelli installati nel sistema.
  • Risoluzione: consente di scegliere la risoluzione da utilizzare tra: 150, 300 e 600 dpi.
  • A colori: abilitando l'opzione l'acquisizione sarà a colori.
  • Acquisizione avanzata: permette di selezionare le impostazioni che saranno utilizzate dalla funzione Acquisizione.
• Importa: permette di caricare un file già presente sul pc.
• Esporta: permette di esportare e salvare i documenti selezionati.
• Rinomina: permette di modificare il nome del file.
• Elimina: rimuove il documento.
• Stampa: stampa i file selezionati.

Colonna "Allegati"

All'interno degli elenchi di clienti, fornitori, articoli, matricole/lotti, documenti e registrazioni contabili, è visualizzabile la colonna Allegati evidenziata nell'immagine qui sotto.

In questa colonna è presente un’icona che indica la presenza di file allegati e, cliccando su di essa, ne sarà mostrata la lista. Cliccando sull'allegato desiderato, sarà aperto e reso disponibile per la consultazione, la stampa e l’invio.

Ricerca allegati

Questa schermata, accessibile dal menu Avanzate » Ricerca allegati, consente di visualizzare e ricercare tutti i documenti elettronici archiviati, per poterli modificare, eliminare, stampare o esportare.

Riportiamo di seguito l’elenco di pulsanti e campi presenti nella schermata:

• Rinomina: permette di modificare il nome del file.
• Elimina: rimuove i documenti selezionati.
• Stampa: stampa i file selezionati.
• Esporta: permette di esportare e salvare sul pc i documenti selezionati.
• Filtra per: insieme di filtri che si possono attivare per ottimizzare la ricerca.

Un esempio pratico

In questo esempio sarà presa in esame la gestione degli allegati durante la registrazione contabile di una fattura di acquisto.

Inserimento allegati in una registrazione IVA di acquisto

Premere il pulsante Contabilità nella barra dei menu in alto e cliccare su Registrazioni IVA d'acquisto. Nella schermata che appare premere il pulsante Nuovo.

Vediamo come procedere:

1. Compilare i Dati della registrazione e i Dati del documento.
2. Premere il pulsante Allegati per accedere alla schermata indicata dalla freccia.

3. Premere il pulsante Importa per caricare un file già presente sul PC, in questo caso il pdf fattura H4523.

   Ripetere i punti 2 e 3 per inserire ulteriori allegati

4. Premere Conferma per salvare la schermata degli allegati.

Non rimane che salvare la registrazione IVA.

Ricerca degli allegati

Con la schermata di Ricerca allegati è possibile ricercare gli allegati associati al fornitore della registrazione effettuata.

Vediamo come procedere:

1. Abilitare il filtro Controparte.
2. Selezionare Fornitore nel campo Controparte.
3. Tramite la lente selezionare il fornitore.
4. In elenco appariranno tutti gli allegati relativi a tale fornitore, compreso quello inserito nella registrazione stessa.
5. Sarà possibile stampare uno qualsiasi degli allegati selezionandolo e premendo il pulsante Stampa.