Guide pratiche

La gestione consente di calcolare automaticamente le provvigioni dovute ai propri agenti e registrare l’avvenuta liquidazione di quelle maturate.

E' possibile definire una struttura gerarchica per i propri agenti distribuita su più livelli.

Il calcolo delle provvigioni avviene tramite la definizione di Piani provvigionali nei quali devono essere indicate le regole per il calcolo.

E' possibile definire provvigioni a importo fisso o in percentuale calcolate sulle singole righe dei documenti o sul totale; la maturazione può avvenire in base all'ordinato, al fatturato, all'incassato parziale o all'incassato totale.

Tipologie di provvigioni

E' possibile definire 4 diverse tipologie di provvigione: 2 base e 2 extra; sarà applicata la provvigione per la quale è verificata la condizione più specifica. Le provvigioni extra sono un’eccezione perché, qualora le condizioni siano verificate, saranno applicate indipendentemente dalla presenza di provvigioni più specifiche per il documento.

Provvigioni agenti

Tramite questa finestra si definiscono le regole per il calcolo delle provvigioni.

Per accedervi premere il pulsante Impostazioni presente nella barra dei menu in alto e successivamente cliccare su Configurazione. Nella schermata che appare premere il pulsante Configura alla destra dell'opzione Calcolo provvigioni agenti e successivamente cliccare su Aggiungi.

Riportiamo di seguito l’elenco dei campi presenti nella finestra e il relativo significato.

1. Descrizione: descrizione del piano provvigionale.
2. Tipo provvigioni: stabilisce quando le provvigioni si possono considerare maturate per la liquidazione.

3. In caso di vendita tramite sub-agente calcola la provvigione al netto della provvigione del sub-agente: questa opzione è presa in considerazione solo nel caso sia presente un sub-agente. Attivandola il calcolo delle provvigioni sarà effettuato su un valore imponibile al netto delle provvigioni che spettano ai sub-agenti.

   Esempio: Consideriamo un documento di 1000,00€ sul quale è stata generata una provvigione del 8% per un sub-agente al quale saranno corrisposti 80,00€.

   Le provvigioni al netto per l’agente principale saranno calcolate partendo da una base imponibile di 920,00€ (1.000,00€ - 80,00€) perciò, considerando il 2% dell'esempio, otterrà una provvigione indiretta di 18,40€.

4. Condizioni: in questa tabella sono riportate tutte le provvigioni definite per la categoria. Le voci riportate seguono l’ordine con cui saranno valutate, dalla più specifica alla meno specifica.

Premendo il pulsante Aggiungi si accede alla finestra sottostante, tramite la quale si può inserire una nuova provvigione.

Riportiamo di seguito l’elenco dei campi presenti nella finestra con il relativo significato.

• Provvigione: valore della provvigione in Percentuale o Fissa da riconoscere all’agente.

  Calcola su

  Consente di scegliere se calcolare la provvigione su L’intero documento o Le righe del documento.

  • L'intero documento
    • Documenti: consente di calcolare la provvigione su tutti i documenti o solo su quelli in cui il totale è maggiore o uguale all'importo specificato.
    • Clienti: questo campo permette di definire se la provvigione deve essere applicata indipendentemente dal cliente a cui è intestato il documento, solo nel caso in cui il documento è intestato a un cliente specifico, oppure se è intestato a un cliente appartenente a una determinata categoria.
  • Le righe documento
    • Righe documento: è possibile applicare la provvigione a Tutte le righe oppure in base agli sconti impostati su di esse o in alternativa se il totale di riga è maggiore o uguale all'importo specificato.
    • Articoli: permette di scegliere se la provvigione deve essere applicata a tutti gli articoli, solo in presenza di un particolare articolo, oppure per qualsiasi prodotto appartenente a una specifica categoria merceologica.
    • Clienti: questo campo permette di definire se la provvigione deve essere applicata indipendentemente dal cliente a cui è intestato il documento, solo nel caso in cui il documento è intestato a un cliente specifico, oppure se è intestato a un cliente appartenente a una determinata categoria.
• Opzioni
  • Applica questa provvigione solo ai nuovi clienti: la provvigione sarà applicata solo al primo documento emesso verso il cliente.
  • Calcola le provvigioni anche per le vendite tramite subagente: abilitando l’opzione è possibile specificare i parametri da utilizzare per il calcolo delle provvigioni che spettano al capo area per le vendite eseguite dai sui sub-agenti.
  • Provvigione extra: provvigione aggiuntiva a quella base: le provvigioni Extra, anch'esse di Riga o di Documento, sono valutate separatamente e vengono sommate a quelle di base.

Questa finestra, disponibile nel menu Avanzate, consente di creare nuove provvigioni o di visualizzare, modificare ed eliminare le provvigioni generate in automatico dai documenti di vendita.

La generazione delle provvigioni avviene tramite il pulsante Importa da documenti.

Questa funzione considera i documenti non ancora elaborati emessi nel periodo specificato associati a un agente e genera le provvigioni in base ai piani provvigionali dell'agente stesso.

La finestra delle provvigioni presente qui sopra contiene i seguenti campi:

• Numero: numero progressivo identificativo della provvigione; non è modificabile.
• Riferimento (evidenziato in figura): questo campo è visibile solo se la provvigione è stata creata in automatico tramite il pulsante Importa da documenti e cliccandoci sopra apre il documento di origine.
• Data: data in cui è stata generata la provvigione.
• Descrizione: descrizione della provvigione. Nel caso in cui la provvigione sia stata creata automaticamente in questo campo sono riportate le informazioni del documento e del cliente.
• Cliente: cliente a cui è intestato il documento che ha dato origine alla provvigione.
• Imponibile: totale imponibile del documento (al netto degli sconti) che sarà utilizzato come base di calcolo per le provvigioni in percentuale.
• Storno: attivando questo campo il valore della provvigione sarà sottratto dall'importo totale delle provvigioni. Le provvigioni generate dall'emissione di una nota di credito hanno questo campo abilitato.
• Agente: agente che si è occupato della vendita e a cui spettano le provvigioni; può essere modificato per associare la provvigione a un altro agente.
• Tipo provvigione: in questo campo è riportata la modalità con la quale viene maturata la provvigione.
  • Imposta la provvigione come maturata: nel caso di provvigioni che maturano sull’incassato (sia parziale che totale) sarà visibile questo campo che consente di forzare la provvigione come maturata.
• Provvigioni sul documento: in questo gruppo di campi sono visibili i valori delle provvigioni fisse e variabili calcolate sul totale imponibile del documento. I valori riportati comprendono sia le provvigioni Standard, sia quelle Extra. Nel campo Totale provvigioni è riportato l'importo complessivo delle provvigioni che considerano come base di partenza il totale imponibile del documento.
• Provvigioni sulle righe del documento: in questo elenco sono riportate tutte le righe del documento che hanno dato origine a una provvigione. Ogni riga riporta i dati dell’articolo, il valore imponibile su cui sono state calcolate le provvigioni, il valore delle provvigioni (suddivise tra fisse e variabili) e l’importo totale della provvigione di riga.
• Note: questo campo viene compilato automaticamente in fase di elaborazione delle provvigioni e riporta l'elenco di tutte le condizioni che sono state applicate; è modificabile dall'utente.
• Liquidazioni: nella tabella sono riportate le liquidazioni eseguite sulla provvigione in esame.
• Totali: i campi presenti in questo gruppo permettono di controllare lo stato della provvigione fornendo informazioni relativamente agli importi maturati, liquidati e al saldo.

Nella finestra delle provvigioni è visibile una seconda sezione che consente di visualizzare le provvigioni da liquidare. Per ogni provvigione è riportato l’importo maturato, quello liquidato e quello da liquidare.

Selezionando le provvigioni che si vogliono liquidare e premendo il pulsante Liquidazione provvigioni (evidenziato nell’immagine precedente) sarà visualizzata una finestra riepilogativa delle provvigioni da liquidare.

Tramite il pulsante Stampa presente nella gestione provvigioni è possibile stampare l’elenco delle provvigioni.

Nella finestra delle opzioni di stampa (qui sopra) si potrà scegliere se stampare, per ogni provvigione, il dettaglio del calcolo per ogni riga del documento che l'ha generata e/o il dettaglio delle liquidazioni già effettuate.

Impostazioni degli agenti

Se si gestisce il Calcolo provvigioni agenti l’anagrafica agenti presenta due campi aggiuntivi.

Il campo Piano provvigionale consente di indicare quello che si è deciso di assegnare all’agente; se omesso non saranno generate provvigioni.

Nel campo Capo area è possibile indicare l’agente di livello superiore che percepirà le provvigioni indirette.

In fase di elaborazione saranno create più provvigioni per lo stesso documento: una per l’agente indicato nel documento e un’altra per il suo eventuale capo area. La procedura è ripetuta per ogni agente dello stesso ramo fintanto che l’agente esaminato presenta un Capo area.

Un esempio pratico

In questo esempio cercheremo di coprire alcuni tra i casi più diffusi e descriveremo la procedura esatta da seguire per configurare correttamente il gestionale.

L’agente di questo esempio ha una provvigione del 10% su tutti i prodotti venduti a eccezione dell’articolo XBOX 360 CORE SYSTEM per il quale si corrisponderà una provvigione Fissa di 20,00€, inoltre se sono presenti articoli appartenenti alla categoria NOTEBOOK, sarà corrisposto un bonus (provvigione Extra) di 35,00€ per ogni unità.

Per le vendite dei sub-agenti sarà corrisposto un 2% sul valore imponibile.

Le provvigioni maturano e possono essere liquidate solo quanto le fatture risultano totalmente incassate.

1. Inserire la Descrizione.
2. Impostare il tipo di provvigione su Incassato totale.

Per impostare la provvigione generica del 10% premiamo aggiungi e impostiamo i parametri come indicato nell'immagine qui sopra.

Una provvigione con queste caratteristiche dovrebbe essere impostata di tipo Documento perché valida per tutti i prodotti ma in questo caso, dovendo inserire anche una provvigione di Riga specifica per l’articolo XBOX 360 CORE SYSTEM alternativa a quella di base, è necessario impostarle entrambe di tipo Riga per evitare che vengano sommate le due provvigioni per l'articolo XBOX 360 CORE SYSTEM.

Premere Conferma per salvare le impostazioni.

Questa provvigione è relativa a un singolo prodotto quindi deve essere necessariamente di tipo Riga.

Nel campo Tipo provvigione occorre impostare Fissa e poi indicare l’importo.

Perché la provvigione sia applicata solo all’articolo che ci interessa bisogna impostare un filtro per Articolo inserendone il codice.

Premere Conferma per salvare le impostazioni.

Anche questa provvigione, come la precedente, deve essere di tipo Riga.

Il Tipo provvigione deve essere impostato al valore Fissa; nel campo accanto dovrà essere indicato l'importo da corrispondere all’agente e dovrà essere impostata la Categoria merceologica.

Poiché questa provvigione corrisponde a un bonus aggiuntivo che viene corrisposto all’agente, è stato abilitato il campo Provvigione extra.

Premere Conferma per confermare i dati inseriti.

Nell’immagine seguente è riportata la configurazione corretta della provvigione che spetta al Capo area per le vendite eseguite dai suoi sub-agenti.

Il campo Percentuale del gruppo Provvigione deve essere impostato a zero. Il campo Calcola su deve essere impostato al valore L’intero documento, deve essere abilitata l’opzione Calcola le provvigioni anche per vendite tramite subagente e compilata la percentuale da corrispondere al capo area per le vendite indirette (in questo caso 2%).

E’ necessario specificare per ogni agente il Piano provvigionale e l’eventuale Capo area; in questo caso Filippetti Giuseppe.

In fase di creazione della fattura, se l’agente è stato associato al cliente sarà caricato in automatico.

L’agente proposto può essere modificato in fase di compilazione del documento, a meno che non siano già state generate le provvigioni.

Per eseguire l'importazione accedere alla gestione Provvigioni nel menu Avanzate e premere il pulsante Importa da documenti.

Tramite i campi Dal e Al è possibile indicare un intervallo di date da considerare come filtro sui documenti.

Premere il pulsante Conferma per lanciare la procedura. In base ai parametri indicati nel Piano provvigionale associato all’agente, il programma genera le provvigioni per ciascun documento che rientra all’interno del periodo indicato.

Nell’immagine qui sopra è stata riportata la provvigione relativa alla fattura inserita in questo esempio.

Come si può notare, per tutti gli articoli è stata applicata la provvigione base del 10% a eccezione del prodotto XBOX360CORE per il quale è stata generata la provvigione fissa di 20,00€. 

Per l'articolo NBSYFX505, che appartiene alla categoria Notebook, la provvigione extra di 35,00€ è stata sommata a quella base del 10%, proprio come richiesto.

Per prima cosa è necessario accedere alla sezione Da liquidare nella schermata delle Provvigioni accessibile dal pulsante Avanzate presente nella barra dei menu in alto.

Selezioniamo le provvigioni da liquidare e premiamo il pulsante Liquidazione provvigioni (evidenziato nell'immagine sopra); apparirà la seguente finestra riepilogativa:

Premendo Conferma sarà eseguita la liquidazione delle provvigioni selezionate.

Nella finestra Provvigioni, per ciascuna provvigione è possibile controllare le liquidazioni effettuate.

Premere il pulsante Stampa presente nell’elenco delle provvigioni per stamparne il riepilogo.

Sarà possibile scegliere se riportare in stampa anche il dettaglio delle provvigioni calcolate sulle righe del documento e lo stato delle liquidazioni.

Nell’immagine sottostante è riportata l’anteprima di stampa relativa all’agente e al documento trattati in questo esempio con il dettaglio dei documenti e delle liquidazioni.