Guide pratiche

La gestione delle commesse descritta in questa guida, consente di ottimizzare la gestione di lavorazioni e cantieri, soprattutto nei casi in cui il lavoro richieda tempi lunghi per la consegna e siano necessarie molte movimentazioni in ingresso (acquisti) e in uscita (fatturazione/consegna).

Tramite la gestione delle commesse è possibile legare tutti i movimenti relativi a uno stesso lavoro. Il legame creato tramite la commessa è molto importante per analizzare lo stato di avanzamento della lavorazione e il margine di profitto. I valori riportati nei report sono aggiornati in tempo reale.

In Mon Ami 3000 ogni gestione si integra con altre funzionalità. Nel caso della gestione Commesse, abbiamo una completa integrazione con la Gestione del ciclo passivo, la gestione Lanci di produzione e la gestione Centri di costo e ricavo.

Con la Gestione del ciclo passivo sarà possibile associare la commessa anche a tutti i documenti del ciclo passivo, che saranno considerati come costi per la stessa.

Nella gestione Lanci di produzione sarà riportato, in ogni passaggio della lavorazione, il riferimento alla commessa indicata nell’ordine del cliente. In ogni momento l’utente potrà verificare lo stato di evasione dei documenti legati a una specifica commessa.

Dal punto di vista contabile la commessa può essere considerata un Centro di costo/ricavo. E' possibile legare le commesse ai centri di costo in modo tale che, durante la contabilizzazione dei documenti, sia eseguita automaticamente anche la ripartizione dei costi/ricavi.

Funzionalità

Tramite questa schermata, accessibile da Avanzate » Commesse, è possibile verificare lo stato delle commesse memorizzate all'interno del programma e, se necessario, integrarle manualmente con costi aggiuntivi.

E' inoltre possibile configurare eventuali sottocommesse, utili per organizzare al meglio i costi/ricavi soprattutto in fase di stampa.

Riportiamo di seguito i campi presenti nella finestra con il relativo significato.

• Codice: in questo campo è riportato il codice della commessa; nel caso in cui sia stata abilitata la gestione delle sottocommesse, accanto al campo principale sarà visibile un altro campo testuale dove poter indicare il codice della sottocommessa.
• Abilita sottocommesse: abilitando questa opzione sarà possibile gestire delle sottocommesse; in questo caso la commessa serve solo per raggruppare i dati delle proprie sottocommesse.
• Descrizione: testo descrittivo della commessa.
• Categoria: in questo menu a tendina è possibile selezionare la categoria di appartenenza della commessa o crearne una nuova tramite la voce Aggiungi.
• Costi/ricavi documenti: in questa sezione saranno elencati i documenti di costo e ricavo associati alla commessa.
• Costi aggiuntivi: in questa sezione è possibile aggiungere manualmente dei costi non legati a documenti di acquisto e vendita.
• Opzioni
  • Commessa chiusa: abilitando questa opzione la commessa in esame non potrà più essere indicata in nessun documento.

• Controparti: tramite questo pulsante è possibile accedere a una finestra dove indicare tutte le controparti associate alla commessa. In fase di compilazione dei documenti questa commessa potrà essere selezionata solo se la controparte scelta è tra quelle indicate.

  Se non si compila questo elenco la commessa potrà essere associata a documenti intestati a qualsiasi controparte.

• Gruppi: il tasto consente di accedere a una finestra dove è possibile selezionare i Gruppi di cui fa parte la commessa in esame che, a differenza delle Categorie, possono essere più di uno.

  I gruppi potranno essere utilizzati come filtro per eseguire delle stampe cumulative di più commesse.

  E' possibile creare i gruppi selezionando dall'elenco le commesse da raggruppare e premendo il pulsante Crea gruppo presente nella parte alta della schermata.

• Dati contabili: questo pulsante è disponibile solo se si gestiscono i Centri di costo e ricavo e consente di impostare il centro di costo da associare alla commessa.

Questo pulsante consente di caricare in un documento di vendita tutti i costi inseriti in una commessa, inclusi quelli aggiuntivi inseriti manualmente.

1. Creare un nuovo documento di vendita (DDT o Fattura) e inserire i dati necessari: causale di tipo vendita, cliente, dati di spedizione, di pagamento, …
2. Cliccare sul tasto Carica da… e si aprirà un menu
3. Cliccare sulla voce Costi commessa
4. Nella nuova schermata che appare inserire la commessa e premere il pulsante Avanti (è possibile filtrare i dati per Magazzino, Articolo e Periodo).
5. Selezionare le voci da riportare nel documento
6. Premere Carica per riportare i prodotti/servizi selezionati nel documento.

Per accedere alla gestione dei tipi documento premere il pulsante Impostazioni nella barra dei menu in alto e selezionare la voce Configurazione. Premere il pulsante Impostazioni alla destra dell'opzione Documenti e successivamente cliccare sul pulsante Tipi documento.

E' possibile accodare la descrizione della commessa a quella delle righe in fase di stampa del documento.

Nell'immagine sopra è evidenziata l’opzione che abilita questa impostazione, inoltre premendo sul pulsante Configura sarà possibile personalizzare il Prefisso che precederà il codice della commessa.

Nella testata di ogni documento è presente il campo Commessa dove è possibile indicare la commessa a cui è associato.

Capita spesso, soprattutto in fase di acquisto, che nel documento siano presenti articoli che serviranno per più commesse. In tal caso è possibile modificare la commessa di riferimento in ogni singola riga tramite la finestra che appare premendo il pulsante Dati aggiuntivi.

Tramite questa funzione è possibile ottenere una stampa di riepilogo, per ciascuna commessa, con il dettaglio dei costi/ricavi e il calcolo del margine reale e da preventivo, utile per analizzarne la redditività.

Tutti i campi della finestra, accessibile tramite il pulsante Stampa riepilogo evidenziato nell'immagine, sono filtri che permettono di includere in stampa solo le informazioni desiderate; ne riportiamo di seguito l'elenco.

• Periodo: periodo di tempo da considerare per il filtraggio dei documenti.
• Fornitore / Cliente: saranno considerati solo i documenti relativi al fornitore / cliente specificato.
• Magazzino: se compilato, saranno considerate solo le righe dei documenti in cui è stato indicato il magazzino selezionato in questo campo.
• Categoria merc. / Reparto / Marca: saranno riportate le informazioni relative ai soli articoli che appartengono alla categoria / reparto / marca selezionati.
• Dettaglio: sarà possibile scegliere se aver un dettaglio di costi e ricavi per Data, Documento oppure Articolo.
• Raggruppa tutte le commesse: consente di avere una stampa riepilogativa unica di tutte le commesse selezionate.

Un esempio pratico…

La prima operazione da eseguire è la creazione della commessa che poi sarà associata ai vari documenti. Per creare una commessa occorre accedere alla funzione Avanzate » Commesse.

1. Inserire il Codice della nuova commessa
2. Compilare la Descrizione e selezionare l’eventuale Categoria.

Salvare la commessa.

Durante l'inserimento della fattura fornitore inserire la commessa nell’apposito campo Commessa.

La commessa compilata in testata sarà caricata in automatico in tutti gli articoli/servizi inseriti nella sezione Merci/Servizi del documento.

Ogni riga inserita nel corpo del documento è considerata come Costo per la commessa.

Capita spesso che a una commessa sia necessario assegnare dei costi aggiuntivi per i quali non è stato possibile emettere un documento come, ad esempio, trasferte e rimborsi pasto.

Per inserire costi aggiuntivi alla commessa è necessario eseguire i seguenti passaggi:

Accedere alla commessa da Avanzate » Commesse

1. Cliccare sulla sezione Costi aggiuntivi
2. Premere il tasto Aggiungi per accedere alla finestra Costo aggiuntivo riportata nella figura sopra.
3. Ricercare un articolo/servizio con la lente o compilare le informazioni manualmente se si tratta di un costo non codificato (come in questo esempio).
4. Premere il pulsante Conferma per salvare i dati inseriti.

Salvare la commessa.

Creare una normale fattura di vendita da Documenti » Fatture / Note di credito e compilare la commessa; così facendo la fattura risulterà nel riepilogo dei ricavi.

Carichiamo ora una parte dei costi relativi alla commessa.

1. Premere il tasto Carica da… presente sotto l’elenco Merci / Servizi del documento
2. Cliccare sulla voce Costi commessa.

3. Nella nuova schermata che appare inserire la commessa.

   Premendo Avanti saranno caricati sia i costi prelevati dai documenti associati alla commessa, sia i costi aggiuntivi inseriti manualmente.

4. Selezionare i costi da caricare in fattura.

Premere Carica per completare l’operazione.

A questo punto non resta che eseguire la Stampa riepilogo per visualizzare i costi/ricavi della commessa e il relativo margine di redditività.