Guide pratiche

La gestione consente di automatizzare le tipologie di contratti e canoni per i quali è prevista una fatturazione periodica; per esempio, è possibile gestire contratti di noleggio attrezzature, contratti di manutenzione, affitti e canoni periodici per le prestazioni di servizi.

Per ogni contratto è possibile specificare un periodo di Validità, una Periodicità di fatturazione (mensile, bimestrale, trimestrale, ecc.) e se la fatturazione dovrà essere Anticipata o Posticipata.

Tramite la procedura Fatturazione contratti è possibile generare in automatico le fatture in base alle impostazioni definite nei contratti stessi.

Contratti periodici

Accediamo alla schermata premendo il pulsante Documenti presente nella barra dei menu in alto e cliccando sulla voce Contratti periodici.

Nella finestra che appare dopo aver premuto il pulsante Nuovo viene proposto il numero del contratto e si dovrà indicare il cliente a cui intestarlo.

Successivamente si dovranno inserire gli articoli e i servizi oggetto del contratto.

Specifici campi dei contratti sono la Validità, la Periodicità e il tipo di Fatturazione da applicare.

• Validità

  I campi presenti in questo gruppo consentono di impostare il periodo di validità del contratto. Come data di inizio sarà proposta la data di creazione del contratto ed è possibile indicare una data di fine validità.

• Fatturazione
  • Periodicità: periodicità di fatturazione i cui valori possibili sono: Singola, Mensile, Bimestrale, Trimestrale, Quadrimestrale, Semestrale, Annuale, Biennale e Più anni (in questo caso sarà possibile impostare un numero di anni personalizzato). Oltre a questo è possibile scegliere se il pagamento deve avvenire in modalità Anticipata o Posticipata.
  • Suddividi gli importi: abilitando l'opzione l'importo inserito nel contratto sarà suddiviso in periodi calcolati in rapporto alla sua validità e periodicità; ad esempio un contratto con una validità di 12 mesi e una periodicità mensile di un importo complessivo pari a 1200€ verrà suddiviso in 12 fatture mensili di 100€ l'una.
  • Elenco fatture emesse: contiene l’elenco delle fatture generate dal contratto, è possibile associare manualmente fatture emesse e non generate dal contratto.

Fatturazione contratti

La funzione di Fatturazione contratti, accessibile da Documenti » Fatturazione contratti, consente di generare automaticamente tutte le fatture relative ai contratti ancora attivi.

Sarà sufficiente indicare un periodo di fatturazione e il tipo documento da generare. Nel caso in cui siano stati configurati più tipi documento di classe Contratto, sarà necessario indicare quale si vuole fatturare.

Per periodo di fatturazione si intende un intervallo di date all'interno delle quali è prevista la fatturazione di un contratto.

Impostati i parametri di fatturazione e premuto il pulsante Avanti, sarà mostrata l'anteprima delle fatture da emettere considerando i contratti secondo le regole seguenti:

Contratti con fatturazione Anticipata per i quali la data Iniziale del periodo da fatturare (primo giorno di contratto) è inclusa nel periodo di fatturazione scelto.

Contratti con fatturazione Posticipata per i quali la data Finale del periodo da fatturare (ultimo giorno di contratto) è inclusa nel periodo di fatturazione scelto.

In entrambi i casi saranno considerati solo i contratti il cui periodo da fatturare cade interamente o parzialmente all'interno del periodo di validità del contratto.

Ad esempio, se consideriamo come periodo di riferimento il bimestre Gennaio-Febbraio, saranno proposte le fatture relative a contratti la cui data di scadenza risulta essere tra il 1 Gennaio e il 28 Febbraio.

Ogni riga della tabella rappresenta un documento; premendo il pulsante Dettaglio righe visibile in basso sarà possibile vedere un'anteprima delle righe appartenenti alla fattura selezionata.

I dati visibili in questa anteprima non sono direttamente modificabili; in caso sia necessario variare i dati occorre annullare la fatturazione e modificare il contratto.

Se all'interno del periodo di fatturazione indicato, lo stesso contratto deve essere fatturato più volte, magari perché il periodo precedente non era stato fatturato, la fattura risultante riporterà più voci per lo stesso contratto, una per ogni periodo.

Premendo Fine saranno create le fatture visualizzate in anteprima e alla fine della procedura apparirà una finestra contenente le fatture generate.

Esempio pratico

Vediamo la creazione di due contratti intestati alla stessa azienda: uno mensile per il noleggio di 3 notebook (caso a) e uno trimestrale per l’assistenza alle apparecchiature informatiche (caso b).

Accediamo alla schermata di inserimento tramite il menu Documenti » Contratti periodici. (Eseguiremo la procedura descritta una volta per il caso a e una per il caso b).

1. Premiamo il pulsante Nuovo
2. Selezioniamo il cliente intestatario del contratto ed eventualmente modifichiamo i dati proposti (Pagamento, Banca, Listino, …)
3. Tramite il tasto Aggiungi inseriamo gli articoli/servizi previsti dal contratto; nei casi due casi in esempio:
   1. Inseriamo un servizio di "Noleggio notebook" specificando quantità 3
   2. Inseriamo un servizio di "Manutenzione e assistenza apparecchiature informatiche
4. Compiliamo i campi riguardanti la validità del contratto: nei casi in esame inseriremo dal 01 gennaio 2023 al 30 ottobre 2023.
5. Scegliamo la periodicità
   1. Mensile, anticipata nel caso a
   2. Trimestrale, anticipata nel caso b

Non rimane che salvare il contratto premendo Salva ed eventualmente stamparlo.

Accediamo alla schermata di gestione tramite il menu Documenti » Fatturazione contratti.

1. Inseriamo il periodo da considerare: vogliamo evadere tutti i contratti per i quali è prevista la fatturazione fra il 01/01/2023 e il 31/01/2023.
2. Scegliamo il Documento da generare: nel nostro caso è una Fattura immediata
3. Inseriamo la data che assumeranno le fatture generate
4. E’ proposto il primo numero documento disponibile da cui inizierà la numerazione delle fatture generate; il campo è modificabile.
5. Premendo il pulsante Avanti sarà mostrata l’anteprima delle fatture da generare.

6. Tramite il tasto Dettaglio righe (posizionato sotto l’elenco a sinistra) è possibile vedere l’anteprima del corpo dei documenti che verranno generati.

   Nell’ esempio abbiamo un contratto mensile e uno trimestrale entrambi a fatturazione anticipata a partire dal 01/01/2023: sarà generata un’unica fattura che accorpa i due contratti.

   Quando invece andremo a evadere i contratti fra il 01/02/2023 e il 28/02/2023 sarà proposto da fatturare solo il contratto mensile; quello trimestrale dovrà essere nuovamente fatturato quando considereremo i contratti fra il 01/04/2023 e il 30/04/2023.