Guide pratiche

Questa gestione consente di seguire le varie fasi della riparazione di un prodotto, dalla registrazione dell'ingresso, alla riparazione, fino alla generazione dei documenti di riconsegna.

La Scheda di riparazione consente di memorizzare le informazioni relative al cliente e all'articolo che deve essere riparato; è possibile indicare il problema riscontrato, eventuali annotazioni e tutte le sue caratteristiche principali come marca, modello, matricola, ecc...

In fase di registrazione di una scheda di riparazione è possibile stampare un'etichetta da applicare sul prodotto riportante i dati principali e un codice a barre che identifica la scheda. Leggendo il codice a barre con un comune lettore si potrà accedere direttamente alla scheda di riparazione.

Durante la riparazione è possibile inserire all'interno della scheda i componenti utilizzati; tali componenti risulteranno impegnati in magazzino e saranno automaticamente scaricati dal documento di riconsegna al cliente (fattura, scontrino o DDT).

E’ possibile gestire vari tipi di reso del prodotto: riparato, non riparato e non riparato con addebito. E' inoltre possibile eseguire riparazioni in garanzia, indicando quali componenti e/o servizi vi rientrano e quali devono essere addebitati al cliente.

E’ disponibile la funzione Crea preventivo per generare automaticamente un preventivo da una determinata riparazione (che deve essere nello stato Inserito) in base ai Ricambi/Servizi inseriti.

E’ disponibile una funzione di Evasione schede per generare in modo automatico DDT, fatture o scontrini fiscali. E' possibile scegliere se riportare i componenti utilizzati nel documento di evasione o generare un movimento di scarico separato. I prodotti sostituiti in garanzia saranno elencati in un'annotazione generata automaticamente e riportata nel corpo del documento.

Impostazioni delle riparazioni

Per accedere a questa finestra premere il pulsante Impostazioni presente nella barra dei menu in alto e cliccare sulla voce Configurazione. Nella schermata che appare cliccare sul pulsante Configura presente alla destra dell'opzione Gestione riparazioni.

La schermata consente di impostare i valori predefiniti necessari al corretto funzionamento della gestione riparazioni. Le informazioni inserite saranno utilizzate nelle successive fasi di emissione ed evasione delle schede di riparazione.

Di seguito elenchiamo il significato di ogni campo della schermata.

• Causali predefinite per il documento di riconsegna: le due causali saranno proposte rispettivamente nei casi di prodotto riparato e prodotto non riparato.
• Opzioni
  • Abilita la gestione dello stato “Non riparato con addebito”: consente di impostare tale stato nelle schede di riparazione; in questo caso nel documento di evasione della scheda sarà addebitato l’importo inserito nel campo Addebito predefinito.
  • Scarica i ricambi con un movimento di magazzino separato: se abilitato darà accesso a un’ulteriore schermata dove selezionare il documento da generare e la causale da utilizzare per lo scarico dei ricambi utilizzati per la riparazione. In caso contrario gli eventuali ricambi / servizi impiegati nella riparazione saranno riportati nel documento di evasione della scheda.
  • Proponi un listino specifico per le riparazioni: nel documento di evasione delle schede sarà utilizzato il listino selezionato nel menu a tendina.
  • Usa un conto specifico per i ricavi da riparazioni: è il conto che sarà utilizzato nella riga che riporta l’importo della riparazione stessa nel caso di movimento di scarico dei ricambi separato o nella riga che riporta l’addebito predefinito nel caso di Non riparato con addebito.
  • Tecnici: consente di inserire i nominativi dei tecnici che si occupano delle riparazioni.
  • Testi nei documenti: premendo questo pulsante sarà possibile personalizzare i testi utilizzati nei documenti di evasione delle schede.
    • Articoli in garanzia: testo da utilizzare per la nota che precede gli articoli e componenti sostituiti in garanzia.
    • Reso riparato: testo aggiunto alla descrizione del prodotto se riparato.
    • Reso non riparato: testo aggiunto alla descrizione del prodotto se non riparato.
    • Preventivo: testo aggiunto alla descrizione del prodotto nel caso in cui venga emesso un preventivo per la riparazione.

Scheda di Riparazione

Questa finestra, raggiungibile dal menu Documenti » Schede di riparazione, consente di inserire le schede relative ai prodotti entrati in riparazione.

Vediamo nel dettaglio i campi più significativi.

1. Tipo intervento: consente di impostare se la riparazione è da eseguire internamente oppure presso il cliente
2. Cliente: proprietario del prodotto da riparare
3. Articolo: descrizione dell'articolo da riparare. Nella parte destra, accanto al campo, è disponibile un pulsante Dati articolo tramite il quale sarà possibile indicare dei dettagli aggiuntivi sul prodotto come il codice articolo associato (se presente), la marca, il modello, la matricola ed eventuali accessori che sono stati consegnati con l'oggetto da riparare.
4. Intervento in garanzia: questa casella indica se la riparazione deve essere eseguita in garanzia. Abilitando questa casella tutti i ricambi utilizzati per la riparazione saranno riportati con prezzo uguale a zero; tramite un'opzione presente in ogni riga sarà possibile indicare quali ricambi devono essere considerati in garanzia oppure no.
5. Stampa etichetta: tramite questo pulsante è possibile stampare un'etichetta da applicare sul prodotto entrato in riparazione. Nell'etichetta è possibile impostare, dalla gestione dei moduli di stampa, il numero della scheda in formato barcode in modo da poter accedere alla scheda di lavorazione del prodotto semplicemente leggendo il codice a barre.

L'inserimento di nuove voci e la modifica di quelle esistenti possono essere eseguite utilizzando gli appositi tasti evidenziati nell'immagine qui sopra.

Se si gestisce la tracciabilità a Lotti e matricole è possibile caricare i prodotti anche tramite i rispettivi codici.

Creazione di un preventivo

Per creare un preventivo relativo a una scheda di riparazione è sufficiente accedere all’elenco da Documenti » Schede di riparazione, selezionare la scheda desiderata (fra quelle nello stato Inserito) e premere il pulsante Crea preventivo (evidenziato nell'immagine qui sotto).

Nella schermata che appare sarà possibile impostare le informazioni relative al documento da generare e completare la procedura premendo Conferma.

1. Documento: tipo di documento da utilizzare per l’evasione della scheda.
2. Cliente: cliente a cui intestare il documento. Il campo sarà precompilato con l’intestatario della scheda selezionata, se compilato, in caso contrario sarà possibile selezionare il cliente tramite la lente.
3. Pagamento: sarà precompilato con quello impostato nell'anagrafica del cliente.
4. Banca / Banca aziendale: banca di riferimento: può essere omessa se il pagamento non prevede l'appoggio a una banca. E' richiesta una banca aziendale o la banca del cliente in funzione del tipo di pagamento.

Alla pressione del pulsante Conferma sarà generato il preventivo.

Nel caso in cui sia stata abilitata la generazione di un movimento di scarico a parte per i ricambi il programma riporterà nel preventivo solo il prodotto caricato nella scheda; in caso contrario saranno inseriti i singoli Ricambi / Servizi.

Evasione Scheda di Riparazione

Per evadere una o più schede di riparazione è sufficiente accedere all’elenco da Documenti » Schede di riparazione, selezionare le schede desiderate, fra quelle negli stati Riparato, Non riparato e Non riparato con addebito e premere il pulsante Evasione schede (evidenziato nell'immagine qui sotto).

1. Tipo: classe del documento da generare (Documento di trasporto, Fattura, Fattura proforma, Scontrino fiscale, Ricevuta fiscale, Movimento di magazzino e Scarico ricambi).
2. Documento: documento da utilizzare per l’evasione della scheda.
3. Cliente: cliente a cui intestare il documento. Il campo sarà precompilato con l’intestatario della scheda da evadere, se compilato, in caso contrario sarà possibile selezionare il cliente tramite la lente.
4. Pagamento: sarà precompilato con quello impostato nell'anagrafica del cliente.
5. Banca / Banca aziendale: banca di riferimento; può essere omessa se il pagamento non prevede l'appoggio a una banca. E' richiesta una banca aziendale o la banca del cliente in funzione del tipo di pagamento.

Alla pressione del pulsante Conferma sarà generato il documento di evasione scelto.

Nel caso in cui sia stata abilitata la generazione di un movimento di scarico a parte per i ricambi sarà riportato nel documento di evasione solo il prodotto oggetto della riparazione.

Sia il documento di evasione, sia il movimento di magazzino di scarico dei componenti sono collegati alla scheda di riparazione da cui sono stati generati.

Esempio pratico

Vediamo ora una possibile applicazione pratica di quanto visto, seguendo le fasi della gestione dall’entrata del prodotto da riparare fino alla fatturazione della lavorazione eseguita.

Come esempio vedremo il caso di un personal computer guasto ancora in garanzia.

Compilazione iniziale della scheda

Accedere alla scheda da Documenti » Schede di riparazione e premere Nuovo.

1. Il cursore si posizionerà sul campo Cliente che potrà essere selezionato tramite la lente. Il Numero progressivo, la Data e l’Ora di inserimento saranno compilate in automatico; il Magazzino ricambi sarà compilato con quello scelto nel tipo documento Scheda di riparazione. Tutti i campi precompilati sono modificabili. Tramite la lente selezioniamo il cliente.
2. Compiliamo i dati utili per mettersi in contatto col cliente come il Referente e il numero cui contattarlo (Contatto).
3. Inseriamo la descrizione dell’articolo da riparare: nel caso in esempio scriviamo “Personal Computer” nel campo Articolo.
4. Descriviamo il Problema.
5. Nel caso in esempio il PC è ancora in garanzia perciò abilitiamo l'opzione Intervento in garanzia.

6. Premiamo il pulsante Stampa barcone della scheda per stampare l’etichetta adesiva da applicare al prodotto per richiamare la relativa scheda. Potrebbe essere utile stampare una seconda etichetta da consegnare al cliente per ritirare il prodotto riparato.

   

7. Non resta che salvare la scheda premendo Salva.

Al salvataggio sarà possibile eseguire la stampa della scheda appena inserita.

Inserimento del materiale/lavorazioni impiegate

Nel caso in esempio ipotizziamo che il problema sia dovuto all’alimentatore.

Con il pulsante Aggiungi (evidenziato nell'immagine qui sopra), inseriamo il ricambio nel corpo della scheda che, avendo abilitato l’opzione Intervento in garanzia, sarà caricato a costo zero.

Aggiungiamo anche una riga riguardante il servizio di sostituzione: il montaggio non è compreso nella garanzia del PC perciò disabilitiamo l’opzione Articolo/Servizio in garanzia e inseriamo il relativo costo.

A questo punto, avendo terminato la riparazione, impostiamo come Riparato lo stato della scheda che diventerà così evadibile. Confermiamo il tutto premendo Salva.

Fatturazione della riparazione eseguita

Accediamo all’elenco delle scheda da Documenti » Schede di riparazione, selezioniamo la scheda appena completata e premiamo sul pulsante Evasione schede (evidenziato nell'immagine qui sotto).

1. Selezioniamo Fattura nel campo Tipo
2. Selezioniamo Fattura immediata nel campo Documento
3. Cliente, Pagamento e Banca aziendale saranno già precompilati ed eventualmente li possiamo modificare
4. Premiamo Conferma e apparirà una schermata che ci conferma l'avvenuta generazione della fattura e ci chiede se vogliamo modificarla: premendo si, si accederà automaticamente al documento appena generato con la possibilità di modificarlo e/o stamparlo.