Guide pratiche

Le matricole e i lotti sono dei codici che identificano rispettivamente un singolo prodotto o un determinato quantitativo della stessa merce; questi codici sono unici e non possono essercene due uguali per lo stesso articolo.

Per comprendere meglio la differenza tra matricole e lotti consideriamo, ad esempio, un notebook. Ognuno ha un codice di matricola che lo identifica, non ne esistono altri con quel codice, anche tra quelli dello stesso modello.

Consideriamo invece una partita da 10KG di un articolo (carne, frutta, verdura, ecc) identificata da un codice; in questo caso tale identificativo è chiamato lotto.

La differenza consiste quindi nella quantità di merce legata al codice che, per la matricola è sempre 1, per il lotto è variabile.

Caratteristiche principali

E' possibile assegnare adogni codice di lotto/matricola l’eventuale data di scadenza, informazione fondamentale se si tratta di merce deperibile.

La registrazione dei lotti/matricole avviene direttamente in fase di inserimento dei documenti di acquisto. Nei casi in cui il codice del lotto/matricola sia disponibile anche in formato codice a barre è possibile richiamare i prodotti tramite un lettore barcode.

Configurazione dei lotti/matricole

Accedere alla  Configurazione tramite il pulsante Impostazioni presente nella barra dei menù che si trova in alto.

1. Abilitare l'opzione Lotti e Matricole e premere il pulsante Configura che si trova alla sua destra.

2. Il Tipo rintracciabilità consente di scegliere il metodo da utilizzare tra Lotti e Matricole.

   Nel caso in cui si debbano movimentare sia lotti che matricole occorre impostare la rintracciabilità a Lotti e indicare sempre quantità 1 per le matricole.

3. Tramite questa opzione è possibile abilitare la generazione automatica dei numeri di lotto/matricola.
4. Tramite i campi presenti in questa schermata (accessibile cliccando su Personalizza) si potrà personalizzare la generazione automatica dei codici di lotto/matricola.
5. In questo campo si può visualizzare l’anteprima di un codice di esempio generato tramite le impostazioni effettuate.

Lotti / matricole

Per accedere a questa funzione occorre cliccare sulla voce Lotti oppure Matricole (in base a quello che si è scelto in configurazione) nel menu Magazzino.

Sarà mostrato l'elenco dei lotti/matricole inseriti ed, eseguendo doppio click su uno di essi, si accederà alla sua scheda.

Riportiamo di seguito l’elenco dei campi e il relativo significato:

• Numero: in questo campo è riportato il codice univoco che identifica il lotto/matricola.
• Articolo: codice dell'articolo associato al lotto/matricola in esame.
• Data creazione / Ora: data e ora di creazione del lotto/matricola.
• Descrizione: testo descrittivo del lotto/matricola; è proposta la descrizione dell'articolo associato che potrà essere modificata.
• Annotazioni: note inerenti il lotto/matricola.

• Lotto/Matricola in garanzia: se abilitata consente di indicare il periodo di validità della garanzia per il lotto/matricola. Le informazioni inserite sono utilizzate nella gestione delle riparazioni per considerare automaticamente l'articolo in garanzia.
• Lotto/Matricola con data di scadenza: se compilata, in fase di emissione dei documenti di vendita la procedura di caricamento automatico dei codici proporrà prima quelli che hanno la data di scadenza più prossima.
• Assegna un numero di lotto/matricola interno: se assegnato, consente di associare un codice alternativo interno per il lotto/matricola in esame che sarà anche riportato nella stampa dei documenti al posto di quello principale.

Il pulsante Dimensioni e peso consente di compilare i dati di dimensione e peso del singolo lotto/matricola; se compilati avranno priorità rispetto a quelli eventualmente compilati nell'articolo associato.

Riportiamo di seguito l’elenco dei campi e il relativo significato:

• Dimensioni (cm): in questo gruppo di campi è possibile inserire le dimensioni (in cm) del prodotto. Se l'unità di misura dell'articolo è di tipo Peso, i valori indicati sono relativi al singolo collo utilizzato in spedizione.
• Peso: i campi contenuti in questo gruppo permettono di specificare le informazioni relative al peso del prodotto associato al lotto/matricola. Per articoli che hanno unità di misura di tipo diverso da Peso sarà possibile impostare il peso lordo e la tara; il peso netto è calcolato automaticamente. Per articoli con unità di misura di tipo Peso il campo relativo al peso netto è vincolato al valore 1; il peso lordo è calcolato automaticamente in base alla tara. In entrambi i casi l'unità di misura indicata è quella impostata nei dati di peso e volume del prodotto.
• Imballaggio: questo gruppo contiene informazioni utili per la spedizione.
  • Volume: è calcolato automaticamente in base alle dimensioni, ma può essere modificato.
  • Calcolo colli e Quantità: consentono di indicare il rapporto fra la quantità di prodotto e i relativi colli di spedizione.
  • Imballo: tipo di imballo utilizzato per la spedizione.

Tramite il pulsante Tracciabilità si accede alla schermata sottostante che consente di verificare l’elenco di tutti i documenti nei quali è stato movimentato il lotto/matricola; cliccando sulla descrizione del documento si accederà al dettaglio del documento stesso.

Nella parte bassa della finestra sono sempre visibili l’esistenza attuale e le quantità totali di caricato e scaricato.

Premendo il pulsante Stampa è possibile ottenere l'anteprima della scheda del lotto/matricola con l’elenco delle movimentazioni che potrà essere stampata, inviata per e-mail o salvata in pdf.

Stampa lotti e matricole

Tramite il pulsante Stampa presente nella finestra di gestione è possibile stampare l’elenco dei lotti/matricole. La stampa riporta, per ogni codice di lotto/matricola, la quantità attualmente presente in magazzino.

Sempre tramite il pulsante Stampa è possibile stampare le etichette per i lotti/matricole selezionati. Nell'immagine qui sotto riportiamo un esempio di etichetta.

Funzionalità

Per associare a un articolo il codice di lotto/matricola in un documento si procede come segue:

• Creare il nuovo documento (DDT, Fattura, Ordine, Movimento, ecc.)
• Compilare i dati di intestazione del documento.
• Cliccare il pulsante Aggiungi per inserire un prodotto nuovo oppure Modifica per variare la riga selezionata.

La finestra riportata in figura è quella di inserimento e/o modifica degli articoli.

Tramite il pulsante Lotti/Matricole è possibile accedere alla finestra per l’inserimento dei lotti o matricole che varia in base alla Causale (Ingresso o Uscita di merce).

La finestra contiene una tabella con elencate tutte le matricole o i lotti con la relativa quantità. Nel campo Quantità totale è riportato il quantitativo totale di tutti i lotti o matricole indicati in tabella che deve coincidere con la quantità dell'articolo.

Se è stata abilitata la funzione di Generazione automatica matricole/lotti, sarà visibile il pulsante Genera che permette di creare in automatico, secondo lo schema prestabilito, le matricole per ogni singola unità di prodotto, oppure un codice di lotto la cui quantità coincide con la quantità dell'articolo.

In alternativa alla generazione automatica è possibile inserire lotti o matricole manualmente utilizzando i pulsanti Aggiungi e Modifica; si aprirà la schermata sottostante.

Il codice del lotto/matricola deve essere inserito nel campo Numero e, se è stata impostata la rintracciabilità tramite lotti, sarà possibile modificarne la Quantità (nel caso si debbano indicare diversi lotti fino a raggiungere la quantità totale).

Per ogni codice è possibile inserire data e ora di creazione, la data di scadenza e delle note.

Nel caso di un documento che prevede l’uscita di merce dal magazzino è possibile richiamare i lotti o le matricole relative a un articolo; per farlo si utilizza una schermata quasi identica a quella già descritta per i documenti di entrata della merce.

E' possibile richiamare automaticamente lotti o matricole esistenti premendo il pulsante Carica evidenziato nell'immagine seguente.

Per inserire manualmente i codici di lotto/matricola occorre cliccare sul pulsante Aggiungi che consente di accedere alla schermata riportata nell’immagine sottostante.

Il numero del lotto/matricola deve essere indicato nel campo Numero. La lente permette di visualizzare un elenco dei lotti/matricole esistenti. Il campo Quantità è visibile e modificabile solo se il tipo di rintracciabilità è impostato a lotti e consente di impostare la quantità di merce movimentata per il lotto in esame.

Esempio pratico

In questo esempio vedremo il carico di un articolo con le relative matricole e la successiva uscita dal magazzino tramite un DDT di vendita.

Accedere a Fatture fornitori tramite il pulsante Documenti presente nella barra dei menu in alto.

1. Premere Nuovo.
2. Selezionare il fornitore.
3. Premere il pulsante Aggiungi per aggiungere un articolo.
4. Scegliere l'articolo e impostare la quantità.
5. Premere il pulsante Matricole.
6. Cliccare il pulsante Aggiungi per aprire la finestra di inserimento della Matricola 
7. Compilare il Numero o in alternativa all'inserimento manuale, se è disponibile la matricola in formato codice a barre è possibile inserirla con un comune lettore barcode.
8. Premere Conferma per confermare la matricola inserita e ripetere i punti da 6 a 8 per inserire eventuali ulteriori matricole.
9. Premere Conferma per confermare l’elenco delle matricole inserite.
10. Premere Conferma per salvare la riga del documento.

Una volta completato l’inserimento di tutti i prodotti salvare il documento.

Vediamo come inserire il DDT di vendita caricando le matricole manualmente, in alternativa è possibile anche leggerle tramite un lettore barcode.

Accedere a Documenti di trasporto tramite il pulsante Documenti presente nella barra dei menu in alto.

1. Scegliere il cliente intestatario del documento
2. Premere il pulsante Aggiungi per aggiungere un articolo.
3. Scegliere l'articolo e impostarne la quantità.
4. Premere il pulsante Matricole.
5. Premere il pulsante Carica per inserire la matricola.
6. Premere Conferma per confermare l’elenco delle matricole.
7. Premere Conferma per confermare l’articolo e tutte le altre informazioni inserite nella riga.

Ripetere i punti da 2 a 7 per inserire altri prodotti e le relative matricole.

Una volta completato l’inserimento dei prodotti salvare il documento.

Nell'immagine sottostante vediamo evidenziata, tramite l'immagine di un codice a barre, la presenza della matricola all'interno della riga del documento di trasporto.

Qui sotto vediamo la stampa della tracciabilità della matricola utilizzata in questo esempio.