Guide pratiche

L'inserimento e la modifica dei dati avviene tramite apposite finestre di lavoro, accessibili tramite la barra dei menu presente in alto, oppure tramite un collegamento rapido presente sulla dashboard stessa.

Barra dei menu

Nella parte alta troviamo la barra dei menu che consente di accedere a tutte le funzioni del programma, come le anagrafiche, i documenti, la gestione del magazzino, della contabilità, etc.

Il pulsante Amministrazione evidenziato qui sopra consente di accedere alle seguenti funzionalità:

• Crea backup: consente di eseguire un backup manuale dei dati.
• Gestione utenti (solo per Amministratori): permette di visualizzare e gestire gli utenti abilitati all'accesso.
• Operazioni sugli archivi (solo per Amministratori): include una serie di operazioni di manutenzione sugli archivi.
• Cambia la tua password: consente di modificare la password dell'utente corrente.
• Cambia utente: disconnette l'utente attuale e apre la schermata di login in modo da poter accedere con un altro utente.

Funzionamento delle finestre

Ogni entità del gestionale dispone di una propria finestra di gestione; entità più complesse, come i documenti, sono gestite anche tramite delle sotto-finestre che racchiudono informazioni più particolari e dettagliate.

A titolo d'esempio, nell'immagine sottostante è riportata  la finestra principale per la gestione delle aliquote IVA.

La parte alta della finestra presenta una serie di pulsanti che consentono di eseguire operazioni specifiche sui singoli elementi dell'entità gestionale in esame (in questo caso le singole aliquote IVA).

I pulsanti Nuovo, Modifica, Elimina e Stampa sono sempre disponibili per tutte le entità; oltre a essi saranno presenti altri pulsanti per eseguire operazioni specifiche di quella entità (saranno ad esempio disponibili pulsanti diversi fra l'elenco degli articoli e quello dei clienti / fornitori).

I pulsanti sono dinamici e contestuali, sono quindi visibili solo quando possono essere effettivamente utilizzati.

L'utente selezionare solo alcuni elementi cliccando sul check presente nella prima colonna di ognuno di essi e, in tal caso, tutte le operazioni saranno eseguite solo su quelli selezionati.

Nella parte centrale della finestra è presente una lista contenente tutti gli elementi che soddisfano gli eventuali filtri attivi nella sezione Filtra per descritta in seguito.

Cliccando sul titolo della colonna è possibile ordinare i dati in base ai valori presenti e, cliccando una seconda volta, è possibile invertire l'ordinamento. Il titolo della colonna utilizzata per l'ordinamento appare in grassetto e una freccia indica se tale ordinamento è crescente o decrescente.

Per semplificare la ricerca degli elementi l'utente può digitare un testo da ricercare (nel campo Cerca) e scegliere la colonna in cui effettuare la ricerca (tramite il menu a tendina alla destra della casella di ricerca); è inoltre possibile selezionare se cercare solo le voci che iniziano con il testo inserito o anche quelle che contengono il testo al loro interno (sempre tramite il menu a tendina alla destra della casella di ricerca).

Entità gestionali più complesse e che presentano un grande numero di elementi, come ad esempio gli articoli, dispongono di molti più campi tramite i quali potrebbe essere utile filtrare il risultato della ricerca abilitando i filtri presenti nella sezione Filtra per della parte inferiore della schermata (evidenziata in giallo nell'immagine qui sotto).

A titolo d'esempio nell'immagine sottostante è riportata la finestra di gestione degli articoli.

Un'altra tipologia di finestra è quella di Inserimento/Modifica di un elemento. Nell'immagine sottostante è riportata quella di un'aliquota IVA a cui si può accedere premendo rispettivamente Nuovo o Modifica presenti nella barra dei pulsanti della finestra principale.

Nella finestra sono presenti tutti i campi necessari per indicare ogni singola informazione relativa all'elemento specifico; nella parte bassa della finestra, invece, sono disponibili i pulsanti Esci e Salva, assieme a quello per l'accesso alla pagina della Guida contenente informazioni utili relative alla schermata che si sta utilizzando.

Sono inoltre presenti i pulsanti Precedente e Successivo, per spostarsi avanti o indietro di un singolo elemento, e il pulsante Elimina per cancellare l'elemento corrente.

Cancellazione entità già utilizzate

Quando si cerca di eliminare una qualsiasi entità (ad esempio clienti, fornitori o articoli) che è stata utilizzata, viene mostrato un messaggio (qui sotto riportiamo un esempio) che avvisa che quella voce è utilizzata e viene chiesto se renderla obsoleta.

Rispondendo Sì la voce sarà impostata come obsoleta e non sarà più visibile negli elenchi, mentre rispondendo No non sarà eseguita alcuna azione.

Se in un elenco sono presenti delle voci obsolete e si vogliono ricercare, nella barra di ricerca sarà presente il pulsante evidenziato nell'immagine qui sotto; premendolo saranno mostrate solo le voci obsolete.

Dall'elenco delle entità obsolete è possibile eseguirne il ripristino selezionando una o più voci e premendo il pulsante Ripristina evidenziato nell'immagine seguente.

Conclusa la procedura le entità selezionate saranno nuovamente visibili negli elenchi.

Elementi e controlli presenti nelle finestre

In base alla tipologia del dato da inserire sono presenti controlli diversi; riportiamo di seguito la descrizione dei principali evidenziando per ognuno di essi alcune caratteristiche particolari.

I campi editabili consentono di digitare direttamente da tastiera i codici identificativi di alcune entità come ad esempio i clienti / fornitori; se il codice risulta presente nel database saranno caricati i dati dell'entità corrispondente.

Per questo tipo di campo nella parte destra della casella di testo è presente un pulsante con il simbolo di una lente che consente di ricercare all'interno della lista di tutti gli elementi.

I campi a scelta multipla consentono di assegnare il valore a un campo selezionandolo tra una delle alternative proposte.

La voce Aggiungi, se presente, consente di aggiungere un nuovo elemento alla tabella e renderlo disponibile per le successive selezioni.

La voce Selezione multipla, se presente, consente di selezionare contemporaneamente più elementi. In questo caso, come si vede nell'immagine qui sotto, più magazzini.

Consente di collegare a una entità principale, un numero variabile di entità secondarie come avviene, ad esempio, quando si compila un documento al quale possiamo associare un elenco di prodotti, servizi e annotazioni.

L'immagine qui sotto mostra un esempio di merci /servizi inseriti in un documento e nelle varie colonne riporta le informazioni principali relative a ognuno di essi.

Per intervenire sul contenuto dell'elenco occorre utilizzare i pulsanti visibili in basso. Partendo dal lato sinistro i pulsanti permettono rispettivamente di inserire un nuovo elemento, inserire una nota, cancellare, modificare e duplicare l'elemento evidenziato, caricare gli articoli da diverse fonti. Possono essere presenti inoltre altri pulsanti specifici per l'entità su cui si si sta lavorando.

In basso a destra è riportato il numero della riga sulla quale si è posizionati e il totale delle righe, mentre di fianco sono presenti due pulsanti (identificati da una freccia) che permettono di spostare in alto o in basso all'interno dell'elenco le righe selezionate.

E' possibile ordinare velocemente i dati presenti all'interno dell'elenco semplicemente cliccando sul titolo della colonna. Le colonne utilizzabili per l'ordinamento sono solo quelle che hanno il titolo di colore nero.

La pressione del tasto destro del mouse in un punto qualsiasi all'interno dell'elenco permette di accedere a un menu contenente un elenco di operazioni contestuali che possono essere eseguite sulle righe selezionate. Nei documenti sono ad esempio disponibili le operazioni di Duplicazione ed Esportazione delle righe selezionate.

Lo stesso menu è accessibile anche tramite il pulsante situato alla destra delle frecce che permettono di spostare all'interno dell'elenco le righe selezionate.