Guide pratiche

La contabilità analitica ottenuta con l’utilizzo di questa gestione, consente di ripartire ogni costo/ricavo sui singoli centri di costo (come ad esempio reparti, linee, settori, uffici, ecc.).

La gestione centri di costo/ricavo consente inoltre di associare ogni registrazione a eventuali sub-attività (negozi, sedi collegate, ecc.).

Creazione sub-attività

Per accedere alla tabella delle sub-attività premere il pulsante Impostazioni nella barra dei menu in alto e cliccare su Configurazione. Nella schermata che appare premere il pulsante Configura presente alla destra dell'opzione Gestione di sub-attivita che deve essere abilitata.

L’utilizzo delle attività è utile per tutte le aziende con sedi distaccate e/o punti vendita. Impostando l’attività corrispondente in ogni registrazione, sarà possibile eseguire le principali stampe contabili (bilancio, giornale, liquidazione) per ciascuna sub-attività.

Vediamo come si inserisce una nuova attività:

• Premere il pulsante Aggiungi per accedere alla schermata indicata dalla freccia
• Compilare il campo Descrizione per identificare l’attività.
• Premere Conferma.
• Ripetere la procedura per inserire ulteriori attività.
• Salvare la schermata delle attività.

Creazione centri di costo/ricavo

Per accedere alla tabella premere il pulsante Impostazioni nella barra dei menu in alto e cliccare su Configurazione.

Nella schermata che appare premere il pulsante Configura presente alla destra dell'opzione Contabilità analitica per centri di costo e ricavo che deve essere abilitata.

Vediamo come inserire un centro di costo:

• Premere il pulsante Aggiungi per accedere alla schermata indicata dalla freccia
• Compilare la Descrizione del centro di costo/ricavo.
• Premere Conferma.
• Ripetere la procedura per inserire ulteriori centri di costo.
• Salvare la schermata dei centri di costo.

Nella schermata appena vista è disponibile l'opzione Il centro di costo / ricavo ha dei sottolivelli, abilitandola si accede alla tabella per aggiungere dei sottolivelli che consentono di suddividere in modo ancor più dettagliato i costi e i ricavi relativi a uno stesso conto.

Consideriamo, ad esempio, un’azienda che possiede due punti vendita distinti, suddivisi a loro volta in reparti. I fornitori consegnano la merce ai singoli negozi e intestano le fatture alla sede principale, la quale dovrà registrare il costo imputandolo al negozio specifico considerando anche l'eventuale reparto.

Impostazione della ripartizione automatica sui conti economici

Per ogni conto economico è possibile indicare, tramite una finestra di inserimento dedicata, una ripartizione analitica dell’importo su più centri di costo/ricavo, indicando per ognuno di essi la percentuale di ripartizione oppure scegliendo di ripartirlo in maniera uguale.

Per accedere alla schermata premere il pulsante Contabilità nella barra dei menu in alto, cliccare su Piano dei Conti ed eseguire doppio click sul conto da modificare.

Vediamo come impostare la ripartizione.

• Abilitare l'opzione Ripartizione automatica su centri di costo / ricavo.
• Nella schermata che appare, scegliere Ripartizione dell'importo in parti uguali oppure Ripartizione dell'importo in percentuale e premere il pulsante Aggiungi per inserire i centri di costo/ricavo. Scegliendo la seconda opzione sarà necessario indicare anche le percentuali da utilizzare per la ripartizione (come si vede nell'immagine).

Impostazione dell'attività e del centro di costo/ricavo nei registri IVA

Per velocizzare l’inserimento dei dati durante la compilazione delle registrazioni IVA di acquisto e di vendita, è possibile indicare per ogni registro IVA l'attività e il centro di costo/ricavo predefiniti.

Per accedere alla tabella dei registri IVA premere il pulsante Impostazioni nella barra dei menu in alto e cliccare su Configurazione.

Nella schermata che appare, premere il pulsante Configura presente alla destra di Contabilità e successivamente premere il pulsante Registri IVA.

Per compilare i dati eseguire doppio click sul registro IVA da modificare e selezionare i valori desiderati per l'Attività e per il Centro C/R, come evidenziato nell'immagine sotto.

Nel caso si gestiscano più sub-attività è opportuno creare un registro per ognuna di esse.

Associazione dei centri di costo a Clienti / Fornitori

E' possibile associare ad alcuni clienti/fornitori uno specifico centro di costo.

Per accedere all'anagrafica premere il pulsante Clienti (o Fornitori) nella barra dei menu in alto ed eseguire doppio click sulla controparte da modificare.

Per associare un centro di costo/ricavo procedere come segue:

1. Accedere alla sezione Dati contabili.
2. Cliccare sul pulsante Centro di costo/ricavo.
3. Selezionare il Centro C/R.

Confermare tutte le schermate aperte.

Associazione dei centri di costo agli articoli

E’ possibile associare agli articoli un centro di costo/ricavo in modo da poterne analizzare la redditività.

Per accedere all'anagrafica premere il pulsante Articoli nella barra dei menu in alto ed eseguire doppio click su quello da modificare.

Vediamo come associare il centro di costo:

1. Premere il pulsante Dati contabili.
2. Nella finestra che appare premere il pulsante Centri di costo/ricavo a destra dei campi Conto vendita e Conto acquisto.
3. Selezionare il centro di costo/ricavo dal menu a tendina.

Confermare tutte le schermate aperte.

Associazione delle attività ai tipi documento

Per poter gestire separatamente i documenti di diverse sub-attività è possibile creare un tipo di documento per ognuna di esse.

Premere il pulsante Impostazioni nella barra dei menu in alto e cliccare su Configurazione. Nella schermata che appare premere il pulsante Impostazioni alla destra di Documenti.

Premere il pulsante Tipi documento evidenziato nell'immagine qui sopra e nella schermata che appare eseguire doppio click sul tipo documento da modificare.

Per inserire l'attività procedere come segue:

• Premere il pulsante Altre opzioni per accedere alla schermata indicata dalla freccia.
• Abilitare l’opzione Assegna un’attività contabile specifica durante la contabilizzazione, premere il pulsante Configura alla sua destra e selezionare l'attività.

Confermare tutte le schermate aperte.

Contabilizzazione automatica documenti

La procedura, accessibile dal menu Contabilità » Contabilizzazione documenti, genera le registrazioni contabili relative ai documenti fiscali (fatture di acquisto e di vendita, ricevute e scontrini fiscali) riportando le eventuali attività e centri di costo.

L’assegnazione dei centri di costo/ricavo viene effettuata, in base alle impostazioni eseguite nelle singole entità, con il seguente ordine di priorità:

1. Articoli
2. Controparti (clienti e fornitori)
3. Registri IVA
4. Conti del piano dei conti

Inserimento centri di costo e attività in registrazioni IVA, corrispettivi e prima nota

Per accedere alla schermata premere il pulsante Contabilità nella barra dei menu in alto e cliccare su Registrazioni IVA di acquisto. Nella schermata che appare eseguire doppio click sulla registrazione da modificare.

Centri di costo/ricavo e attività possono coesistere all’interno della stessa registrazione.

L'attività può essere impostata tramite il menu a tendina evidenziato nell'immagine sopra.

La ripartizione del costo/ricavo, invece, può essere inserita nel Dettaglio conti come indicato nell'immagine sotto.

La procedura per definire la ripartizione per centri di costo/ricavo è la seguente:

1. Premere Aggiungi (o eseguire doppio click su un conto già presente) per inserire nel dettaglio conti il conto di costo/ricavo.
2. Abilitare l’opzione Suddividi su centri di costo / ricavo.
3. Tramite il pulsante Aggiungi inserire i centri di costo/ricavo con il relativo importo.

Confermare tutte le schermate aperte.

Filtri aggiuntivi nelle funzioni e nelle stampe

Se si abilita la gestione dei Centri di costo e ricavo, saranno aggiunti in molte stampe e funzionalità i filtri relativi ai centro di costo/ricavo e all’attività.

Tra le funzionalità interessate ci sono: Elenco movimenti contabili, Schede contabili, Stampa schede contabili, Stampa bilancio di verifica, Stampa registri IVA, Stampa liquidazione IVA e Stampa libro giornale.

Associazione di un centro di costo alle commesse

Nelle commesse sarà possibile indicare i centri di costo in modo da ottenere la redditività di ciascuna di esse, stampando un bilancio del singolo progetto/lavoro.

La schermata è accessibile dal menu Avanzate » Commesse.

Vediamo come inserire il centro di costo:

• Premere il pulsante Dati contabili per accedere alla schermata indicata dalla freccia
• Selezionare il centro di costo/ricavo dall'apposito menu a tendina

Confermare tutte le schermate aperte.

Stampa del bilancio per centri di costo/ricavo

Questa funzione è accessibile dal menu Contabilità » Stampa bilancio » Stampa bilancio per centri C/R.

Per eseguire la stampa è sufficiente selezionare i filtri e le opzioni desiderati e premere Conferma.

• Periodo: verranno riportati in stampa i valori calcolati in base alle registrazioni presenti all’interno del periodo selezionato.
• Centro C/R: selezionando un centro di costo/ricavo saranno stampate solo le informazioni ad esso relative.
• Attività: saranno considerate solamente le registrazioni riguardanti l'attività scelta.
• Ripartisci i costi non assegnati: consente di ripartire i costi non assegnati, scegliendo se farlo in base alla redditività oppure in base ai ricavi.
• Stampa il dettaglio dei conti: abilitando questa opzione sarà riportato in stampa il dettaglio dei conti movimentati in relazione a ciascun centro di costo.
• Calcola gli importi per data di competenza: sarà riportato in stampa solo l’importo dei costi/ricavi di competenza del periodo di riferimento. Questa opzione è disponibile se si gestiscono i Ratei e risconti.
• Includi le scritture previsionali: saranno incluse nella stampa anche le scritture di tipo previsionale.
• Esporta in formato CSV o XML: i dati saranno esportati. Quando si premerà il pulsante Conferma sarà chiesto di selezionare il percorso di destinazione del file da esportare.

Esempio pratico

E' necessario innanzitutto creare le attività e i centri di costo/ricavo che inseriremo nella registrazione di acquisto.

Per accedere alla tabella premere il pulsante Impostazioni nella barra dei menu in alto, cliccare su Configurazione e, nella schermata che appare, premere il pulsante Configura presente alla destra dell'opzione Gestione di sub-attività.

Per inserire l'attività, procedere come segue:

• Premere Aggiungi per accedere alla schermata indicata dalla freccia.
• Compilare la Descrizione, in questo caso Attività 1.
• Premere Conferma per salvare l'attività.
• Premere Salva per salvare l'elenco delle attività.

Per accedere alla tabella premere il pulsante Impostazioni nella barra dei menu in alto, cliccare su Configurazione e, nella schermata che appare, premere il pulsante Configura presente alla destra dell'opzione Contabilità analitica per centri di costo e ricavo.

Per inserire i centri di costo, procedere come segue:

• Premere Aggiungi per accedere alla schermata indicata dalla freccia.
• Compilare la Descrizione, in questo caso Assistenza.
• Premere Conferma per salvare il centro di costo.
• Ripetere la procedura per inserire il centro di costo Commerciale.
• Premere Salva per salvare l'elenco dei centri di costo.

Accedere alla schermata dal menu Contabilità » Registrazioni IVA di acquisto e premere Nuovo.

1. Compilare i campi presenti nella sezione Dati della registrazione.
2. Selezionare l’attività dal menu a tendina, in questo caso Attività 1.
3. Inserire i dati del documento.
4. Indicare l’importo totale.
5. Premendo il pulsante Aggiungi, apparirà la finestra indicata dalla freccia nella quale inserire i conti coinvolti nell’operazione con il relativo importo. .
6. Verrà proposta automaticamente la contropartita impostata nell’anagrafica del fornitore. Se necessario, tramite la lente è possibile selezionare il conto economico relativo al costo da rilevare. In questo caso è stato inserito il conto Canoni manutenzione.
7. Specificare l’imponibile e l’aliquota IVA per il calcolo dell’imposta.
8. Abilitare l’opzione Suddividi su centri di costo / ricavo per accedere alla tabella dove inserire i centri di costo con il relativo importo. In questo caso Assistenza e Commerciale.
9. I pulsanti evidenziati consentono di compilare la tabella dei centri di costo.

Eseguire la stampa dal menu Contabilità » Stampa bilancio » Stampa bilancio per centri C/R.

La stampa mostra la redditività di ciascun centro di costo/ricavo calcolata in base alle movimentazioni registrate nel periodo selezionato.

Eseguire la stampa dal menu Contabilità » Stampa bilancio » Stampa bilancio di verifica attivando l’opzione Stampa il dettaglio dei centri di costo e ricavo.

La stampa mostra il bilancio complessivo dell’azienda includendo le informazioni dei centri di costo/ricavo movimentati.