Guide pratiche

La Gestione del ciclo passivo consente di registrare i documenti d'acquisto ricevuti dai propri fornitori: fatture d'acquisto, note di credito fornitore e D.D.T. d'acquisto, oltre che effettuare richieste d’offerta ai fornitori, che potranno essere poi trasformate in ordini.

Richieste d’offerta

Questo documento, accessibile dalla voce di menu Documenti, consente di compilare le Richieste d'offerta da inviare ai propri fornitori e da queste sarà possibile generare un ordine a fornitore.

Questi documenti non incidono sui totali di magazzino degli articoli e possono essere richiamati più volte durante la compilazione di ordini o fatture verso i fornitori, in modo tale da non dover reinserire i dati già impostati nella richiesta stessa.

Riportiamo di seguito l’elenco dei campi presenti nella schermata e il relativo significato.

• Richiesta n°: il numero viene proposto in automatico ma è possibile modificarlo.
• Del: indica la data del documento e viene compilato automaticamente con la data di lavoro corrente.
• Consegna: data in cui si richiede la consegna della merce.
• Fornitore: fornitore a cui intestare la richiesta d’offerta.
• Destinazione: destinazione alternativa a cui il fornitore dovrà spedire la merce, selezionabile fra le Altre destinazioni inserite nelle impostazioni dell'azienda o compilabile manualmente.
• Riferimento esterno: riferimento a eventuali documenti o comunicazioni precedenti.
• Referente: responsabile o persona con cui si è in contatto; verrà compilato automaticamente con il contatto principale indicato nell'anagrafica del fornitore.
• Valuta: valuta in cui sono espressi gli importi del documento.

• Magazzino: campo disponibile se si gestiscono più magazzini. Nel documento sarà possibile aggiungere solo gli articoli nella cui anagrafica è stato inserito il magazzino specificato.

  La compilazione del magazzino non è obbligatoria e, in caso non venga specificato sarà possibile indicarlo per ogni articolo durante la compilazione delle righe del documento.

  Se si modifica il valore del magazzino di testata sarà richiesto se modificare il magazzino in tutte le righe già inserite e ricalcolare i prezzi in base a eventuali condizioni particolari.

• Pagamento: viene proposto in automatico quello impostato nell'anagrafica del fornitore.
• Banca / Banca aziendale: assume un significato diverso in funzione del pagamento specificato in precedenza: per pagamenti RI.BA. o R.I.D. sarà richiesta la propria banca mentre per tutti gli altri quella del fornitore.
• Commessa: disponibile se si gestiscono le Commesse e permette di selezionare la commessa a cui appartiene il documento.

• Merci / Servizi

  

  I pulsanti evidenziati consentono di eseguire le operazioni di inserimento e modifica delle righe del documento e di aggiungere delle note.

• Trasporto

  

• Premendo il pulsante si accede a una sottofinestra per inserire:
  • Trasporto a cura: indica chi si occupa del trasporto. Il valore Vettore fa apparirà un ulteriore campo per selezionare il vettore specifico.
  • Porto: tipo di porto per il trasporto.
  • Aspetto beni: aspetto dei beni trasportati.
  • Calcolo automatico peso / colli /volume: se l’opzione è abilitata i campi relativi a peso / colli / volume saranno compilati in automatico in base alle informazioni inserite nelle righe presenti nel documento.
• Annotazioni: campo testuale dove l'utente può inserire annotazioni libere.
• Altri dati: premendo il pulsante si accede a una sottofinestra per inserire:
  • Descrizione aggiuntiva: è automaticamente compilata con il valore eventualmente indicato nel campo relativo alla descrizione aggiuntiva presente nei pagamenti.
  • Utente: utente che ha inserito il documento: il campo è compilato in automatico con l’utente che sta inserendo il documento; gli utenti con qualifica di Amministratore possono modificarlo.

Fatture fornitori

Questa finestra, accessibile da Documenti » Fatture fornitori, consente di registrare le fatture d’acquisto ricevute e il conseguente carico della merce in magazzino.

Il documento potrà essere registrato automaticamente in contabilità tramite la funzione Contabilizzazione documenti sul registro IVA impostato per il tipo documento in configurazione.

I campi presenti nella schermata sono analoghi a quelli della richiesta d’offerta visti in precedenza, per questo motivo riporteremo solo quelli più significativi.

• Integrazione / Autofattura elettronica: opzione che consente di impostare il documento come integrazione o autofattura elettronica e di poterlo inviare al sistema di interscambio. Per maggiori informazioni consulta la guida dedicata.
• Registrazione n° / Documento n°: in caso non sia stata abilitata l'opzione precedente sarà presente il Numero di registrazione del documento non modificabile; in caso contrario sarà precompilato, ma modificabile, il numero del documento.
• Fattura fornitore n°, del: data e numero della fattura ricevuta dal fornitore.
• Scadenze: premendo il pulsante si accede alla schermata contenente l’anteprima delle scadenze che verranno generate; abilitando l’opzione Personalizza scadenze sarà possibile modificarle.
• Altri dati
  • Esigibilità IVA: consente di impostare l'esigibilità IVA.
  • Escludi dalla contabilizzazione: consente di escludere il documento dalla contabilizzazione automatica documenti.

Note di credito fornitori

L'inserimento e la modifica di questo tipo di documento si esegue da Documenti » Note di credito fornitori.

La sua registrazione non scarica dal magazzino gli articoli che, in caso lo si desideri, dovranno essere scaricati tramite un movimento di magazzino a parte.

I campi contenuti sono identici a quelli visti per le fatture fornitori.

D.D.T. d’acquisto

La finestra, accessibile dalla voce di menu Documenti » D.D.T. d’acquisto, consente di inserire i documenti di trasporto ricevuti dai fornitori.

I campi contenuti sono analoghi a quelli visti per le fatture fornitori; di seguito riporteremo solo i campi aggiuntivi.

• Stato documento
  • Fatturabile: abilitando questa opzione sarà possibile generare la fattura differita dal D.D.T.
  • Chiuso: consente di chiudere manualmente un D.D.T. ancora da evadere parzialmente o totalmente. Quando un D.D.T. viene evaso totalmente tramite una o più fatture differte l’opzione risulta selezionata e non modificabile.
  • Elenco documenti di evasione: il pulsante, situato nella destra dello stato documento, apre una finestra che riporta l’elenco dei documenti che hanno evaso parzialmente o totalmente il D.D.T.

Situazione D.D.T. d’acquisto

Questa finestra, accessibile dalla voce di menu Documenti » Situazione D.D.T., consente, cliccando sulla sezione D.D.T. d'acquisto, di ottenere la situazione in tempo reale di tutti i D.D.T. che soddisfano i filtri impostati (tramite la barra Filtra per è possibile abilitare ulteriori filtri).

Articoli da ordinare

Questa funzione, accessibile dalla voce di menu Magazzino » Articoli da ordinare, consente di generare automaticamente gli ordini ai propri fornitori. La funzione è in grado di rilevare, in base ai parametri specificati, quali prodotti riordinare.

Riportiamo di seguito l’elenco dei campi presenti nella prima finestra (Selezione) e e il relativo significato.

• Filtro articoli: origine dei dati per il calcolo degli articoli da ordinare: ulteriori filtri sono disponibili in base all'origine scelta.

  • Da sottoscorta: vengono proposti tutti i prodotti che risultano sottoscorta.

    

  • Da ordini clienti: considera tutti gli ordini clienti ancora aperti nel periodo selezionato e calcola le quantità necessarie da ordinare per evaderli. Il periodo di riferimento (data documento o data di consegna) varia in base al fatto che gli ordini abbiano o meno una data di consegna compilata.

    

  • Da venduto: propone il riordino in base a quanto è stato venduto nel periodo di riferimento scelto. Per ogni articolo sarà calcolata la media di vendite giornaliera e questa sarà moltiplicata per i Giorni da prevedere (giorni per i quali si vuole avere disponibilità di prodotto).

    

• Filtra per
  • Cliente (presente solo per filtro articoli "Da ordini clienti"): saranno considerati solo gli ordini intestati al cliente selezionato.
  • Commessa (presente solo per filtro articoli "Da ordini clienti"): saranno considerati solo i prodotti inseriti in documenti che appartengono alla commessa selezionata.
  • Magazzino: saranno considerati solo gli articoli ai quali è stato associato in anagrafica il magazzino selezionato.
  • Categoria merc.: saranno considerati solo i prodotti appartenenti alla categoria selezionata.
  • Reparto: saranno considerati solo i prodotti appartenenti al reparto selezionato.
  • Marca: saranno considerati solo i prodotti della marca selezionata.
  • Ubicazione (presente solo per filtro articoli "Da sottoscorta" e "Da ordini clienti"): saranno considerati solo i prodotti nei quali è stata impostata l'ubicazione selezionata.
  • Fornitore: saranno considerati solo i prodotti nei quali è stato impostato il fornitore scelto.

Compilati i filtri desiderati, premendo il pulsante Avanti si accederà alla seconda schermata Selezione articoli che conterrà tutti i prodotti per i quali sono verificati tali filtri.

La schermata consente di selezionare gli articoli da ordinare ed eventualmente di stamparli.

Premendo Avanti si accede all'ultima schermata Selezione fornitore.

Per eseguire il riordino occorre impostare tramite il campo Ordina a il fornitore cui ordinare ciascun prodotto in base alle seguenti regole:

• Fornitore predefinito: per ogni articolo selezionato sarà caricato, se presente, il fornitore predefinito impostato in anagrafica.
• Fornitore con miglior prezzo: per ogni prodotto considera tutti i fornitori inseriti nei dati di acquisto e imposta quello che offre il miglior prezzo.
• Fornitore specifico: imposta un fornitore specifico che dovrà essere indicato nel campo accanto. Se il fornitore specificato non è tra quelli presenti nei dati di acquisto dell'articolo il prezzo sarà 0.

In fase di associazione del fornitore e caricamento dei dati saranno caricate automaticamente le condizioni di acquisto impostate nell'anagrafica dell'articolo; la quantità è calcolata anche in base all'eventuale lotto minimo di acquisto impostato.

In alternativa è possibile inserire i dati manualmente tramite la finestra di gestione che è riportata nell'immagine sottostante alla quale si accede posizionandosi sull'articolo desiderato e premendo il pulsante Modifica presente sotto l'elenco degli articoli da ordinare.

I campi che è possibile impostare e/o modificare sono: il fornitore a cui ordinare il prodotto, l’unità di misura, la quantità, il prezzo e gli sconti. Modificando il fornitore saranno caricati automaticamente i valori compilati nella sezione Listini d'acquisto dei prodotti relativi allo stesso, se presenti.

Per confermare i dati e procedere con la creazione degli ordini per gli articoli selezionati è necessario premere il pulsante Genera ordini a fornitori.