Importare i clienti e fornitori da un file di testo o excel
E' possibile importare clienti e fornitori direttamente da file di testo sia a spaziatura fissa sia delimitati. Se si possiedono le anagrafiche in formato Excel, è possibile salvarle in formato delimitato (csv).
Qui sotto riportiamo un file di testo di esempo in formato csv con una serie di informazioni tutte importabili in Mon Ami 3000.
Per poter importare questo file è necessario creare un formato di importazione dove indicare l'associazione fra le colonne del file di testo e i campi di Mon Ami 3000 in cui importare le informazioni che esse contengono.
Per creare il formato si procede come segue:
- Accedere all'elenco dei Clienti / Fornitori.
- Se non è stato inserito ancora alcun cliente / fornitore sarà presente un pulsante Importa, in caso contrario sarà necessario premere la freccia nera verso il basso alla destra di Nuovo e poi cliccare su Importa clienti.
- Nella schermata che appare selezionare la voce Aggiungi... dal menu a tendina Formato.
- Premere il pulsante Carica struttura da file e selezionare il file da importare.
Saranno riconosciute le colonne presenti nel file e quelle con un nome uguale a un campo di Mon Ami 3000 saranno associate automaticamente; le altre dovranno essere associate manualmente.
L'immagine qui sotto riporta il risultato dell'operazione sul file di esempio.
In grigio sono evidenziate le colonne da associare manualmente. Eseguita l'associazione (non è obbligatorio associare tutte le colonne) si otterrà il formato completo riportato qui sotto:
- Salvare il nuovo formato. Si tornerà alla schermata di importazione con tale formato già selezionato.
- Premere Conferma e selezionare nuovamente il file da importare: sarà mostrata l'anteprima del primo cliente presente nel file. Se il formato è stato creato correttamente dovrebbero apparire tutti i dati delle colonne associate nel formato. Se è così procedere con l'importazione premendo Si, in caso contrario premere No, verificare il formato di importazione appena creato e riprovare fino a ottenere il risultato corretto.
- Nel caso sia stata avviata correttamente l'importazione, un messaggio avviserà quando sarà terminata. Premendo Ok si tornerà all'elenco dei clienti / fornitori dove saranno presenti tutti quelli importati.
Se nel file importato sono presenti clienti / fornitori già codificati in Mon Ami 3000 (sono riconosciuti in base al codice fiscale e alla partita IVA) non sarà creata una nuova anagrafica ma sarà aggiornata quella esistente.