Guida fatture elettroniche
Configurazione dell’account
Nella sezione Fatture elettroniche della dashboard di Mon Ami 3000 cliccare sul pulsante Configura evidenziato qui sotto.
Si aprirà la schermata riportata nell'immagine sotto, la quale richiederà le credenziali ricevute tramite e-mail.
Vediamo come procedere:
- Inserire Nome utente e Password facendo attenzione a maiuscole e minuscole e agli eventuali caratteri speciali.
- Scegliere se utilizzare Mon Ami 3000 sia per inviare che per ricevere le fatture elettroniche, oppure se abilitare la sola ricezione o il solo invio.
- Premere Conferma.
Impostazione del codice destinatario (codice SDI) nei clienti
Per inserire il codice destinatario, premere il pulsante Clienti presente nella barra dei menu in alto.
Inserire il codice fornito dal cliente nell'apposito campo presente nella sezione Fatturazione elettronica evidenziata nell'immagine sopra.
In questa sezione è anche possibile inserire il dato opzionale Riferimento Amministrazione (che corrisponde al codice 2.2.1.15 delle specifiche della fatturazione elettronica), premendo il pulsante alla destra del recapito fatture.
Nel caso in cui il cliente si una Pubblica Amministrazione è necessario selezionare la tipologia P.A. nelle opzioni alla destra del Codice cliente; in questo caso al posto del codice destinatario di 7 caratteri previsto per le aziende private, sarà richiesto il codice ufficio che è di 6 caratteri.
Nel caso in cui invece si selezioni l'opzione Privato, nel recapito fattura sarà chiesto di inserire la PEC.
Invio delle fatture
Nel riquadro Fatture elettroniche della dashboard di Mon Ami 3000, è presente un messaggio indicante le fatture elettroniche che risultano ancora da inviare.
Premendo sul testo sottolineato sarà aperta la schermata con le fatture da inviare già selezionate.
E' possibile accedere all’elenco delle fatture da inviare anche premendo il pulsante Documenti nella barra dei menu in alto e cliccando sulla voce Fatture / Note di credito.
Nella parte bassa della schermata è presente il filtro Stato invio che consente di visualizzare solo le fatture ancora da inviare.
Per eseguire l'invio si procede come segue:
- Premere il pulsante Invia fattura elettronica e si aprirà la schermata indicata dalla freccia.
- Tramite questa opzione, scegliere se inviare la copia di cortesia in pdf (sarà allegata al file xml della fattura elettronica).
- Premiere il pulsante Anteprima e sarà mostrato l'elenco delle fatture selezionate per l'invio.
- Queste icone consentono di visualizzare il pdf nel caso in cui al punto 2 sia stato scelto di allegarlo.
- Cliccando sulla parte sottolineata è possibile vedere e stampare l'anteprima della fattura corrispondente, scegliendo fra lo stile di Mon Ami 3000 e quello ufficiale dell'Agenzia delle Entrate.
- Premendo Invia sarà richiesto di confermare l'invio stesso e, se si preme su Si, le fatture saranno inviate al Sistema di Interscambio (SDI)
L'invio delle fatture elettroniche non può essere annullato e tutte le fatture inviate allo SDI non possono più essere modificate a meno che non si riceva una notifica di scarto.
Effettuato l’invio lo stato delle fatture risulterà Caricato.
Lo stato si aggiorna automaticamente a intervalli regolari, in base alle notifiche ricevute dal SDI dell’Agenzia delle Entrate. Se l’invio va a buon fine lo stato diventerà Consegnato.
Lo stato della fattura inviata sarà Mancata consegna nel caso in cui il sistema di ricezione del cliente non è disponibile durante i tentativi di invio del Sistema di Interscambio o nel caso in cui il cliente non abbia indicato il codice destinatario nel portale dell'Agenzia delle Entrate e lo stesso non sia stato indicato in fattura.
In questo caso l'Agenzia delle Entrate metterà a disposizione la fattura nel cassetto fiscale del cliente.
La fattura non deve essere reinviata ed eventualmente si potrà inviare per e-mail la copia di cortesia.
Ricezione delle fatture elettroniche
Quando si ricevono delle fatture elettroniche dai fornitori, nella sezione Fatture elettroniche della dashboard di Mon Ami 3000 appare un messaggio riportante il conteggio di tali fatture.
Cliccando sul testo evidenziato si accederà all’elenco di tali fatture.
Vediamo come importarle:
- Selezionare la fattura da importare
- Premere il pulsante Importa come
- La prima voce del menu consente di importare il documento come fattura / nota di credito fornitore. In questo caso la si registrerà successivamente in contabilità tramite la contabilizzazione dei documenti). La seconda voce di menu, invece, consente di importare la fattura solamente in contabilità.
Durante l'importazione viene verificato, tramite il codice fiscale e la partita IVA, se il fornitore è già presente in anagrafica. In caso non lo sia viene chiesto se aggiungerlo.
Se si decide di aggiungerlo, si aprirà la schermata dell'anagrafica precompilata con i dati contenuti nel file xml. Sarà possibile modificarli, se necessario, e confermarli.
Importazione come Fattura / nota di credito fornitore
Questo tipo di importazione si esegue solitamente se si ha la necessità di caricare in magazzino la merce acquistata, alimentando allo stesso tempo le statistiche dell'acquistato.
Avviando l'importazione saranno caricate una a una le righe del documento: se si tratta di merci o servizi già codificati (sono riconosciuti tramite il codice fornitore, se già presente in Mon Ami 3000, o tramite il codice articolo interno) le righe saranno automaticamente inserite nel documento.
Se invece non è possibile riconoscere gli articoli sarà chiesto come procedere, ovvero se caricare la sola descrizione, se creare un nuovo articolo o associare il codice trovato nel file xml a un articolo già presente in Mon Ami 3000.
Terminato il caricamento di tutte le righe, sarà mostrata la fattura / nota di credito già compilata.
Sarà possibile verificarla, eseguire eventuali modifiche o integrazioni e confermarla.
Nella parte alta della schermata è presente il riferimento al file xml da cui sono stati prelevati i dati e un pulsante che consente di visualizzarlo ed eventualmente stamparlo.
Importazione come Registrazione IVA d'acquisto
In questo caso dopo aver avviato l'importazione sarà creata e precompilata la registrazione IVA (previa verifica dell'esistenza del fornitore descritta in precedenza) .
Sarà sufficiente scegliere il Registro IVA su cui registrarla (dall'apposito menu a tendina evidenziato qui sopra), eseguire eventuali modifiche e integrazioni necessarie e salvare la registrazione.
Anche in questo caso è presente il riferimento al file xml da cui sono stati prelevati i dati.
Stati delle fatture elettroniche
Le fatture elettroniche possono assumere i seguenti stati:
- Caricato: la fattura è stata caricata nel sistema ed è in attesa di essere inviata.
- Inviato: il documento è stato inviato al Sistema di Interscambio.
- Consegnato: il Sistema di Interscambio ha consegnato la fattura elettronica al cliente.
- Mancata consegna: il Sistema di Interscambio non ha potuto consegnare la fattura perché il cliente non ha indicato il codice destinatario nel portale dell'Agenzia delle Entrate e lo stesso non è stato indicato in fattura, oppure perchè il sistema di ricezione del cliente non era disponibile durante i tentativi di consegna da parte del Sistema di Interscambio.
- Scartato: la fattura è stata scartata. La notifica di scarto contiene il dettaglio della motivazione di scarto e può essere letta cliccando sullo stato. In questo caso la fattura deve essere corretta e reinviata.
Stati delle fatture elettroniche relativi alle sole P.A. (pubbliche amministrazioni)
Le pubbliche amministrazioni a differenza delle aziende private hanno la facoltà di accettare o rifiutare le fatture elettroniche ricevute, per farlo hanno 15 giorni di tempo.
Per cui, oltre agli stati Caricato e Inviato visti in precedenza, sono previsti anche i seguenti:
- Accettata: la P.A. ha accettato la fattura.
- Rifiutata: la P.A. non ha accettato la fattura; nella notifica è presente la motivazione del rifiuto.
- Decorrenza termini: sono passati più di 15 giorni e la P.A. non ha ne accettato ne rifiutato la fattura. In questo stato la fattura si considera al pari di una accettata.